העשרה מקצועית טכנולוגית

סיכום שיעור 12

Araygoro

Araygoro

פרטי הסיכום

קורס: העשרה מקצועית טכנולוגית

מספר השיעור: 12

סיכום השיעור

6/04/2021

שיעור מס 12

סיכום שיעור – קרן:

א. הסיווג הוא מיון וסידור הרשומות שהטיפול בהם נסתיים והן מתוייקות עפ”י שיטות ( קריטריונים, מדדים ) קבועים לאורך שנה אחת לפחות, וידועים לכל עובדי המחלקה.
הסיווג הנכון מאפשר חלוקת המסמכים בין התיקים על פי שיטות קבועות וידועות והדבר מקל על התיוק הנכון. ע”י כך מתקבל מידע מקיף ומעודכן לנושא מסויים או גורם מסויים.
בנוסף, בזמן שמתעורר צורך באיתור המסמכים המתויקים,קל לאתר ולמצוא אותם.
השיטות: שיטת תיקים אישיים – בתיק האישי מרוכזות כל הרשומות הנוגעות בגורם יחיד
שיטת תיקי מתכתבים – הסיווג נעשה ללא קשר לנושא, לתוכן המכתב. הסיווג נעשה על פי כותב המכתב, מתאים לארגונים קטנים או לתכתובת מועטה של מסמכי הכותב.
שיטת נושאים-עניינית – הסיווג נעשה על פי הנדון, הנושא. כל המסמכים הדנים באותו נושא מתויקים יחד בתיק אחד.
השיטה הגאוגרפית – הסיווג נעשה עפ”י איזור גאוגרפי, כמו: ערים, אזורים, שכונות, ארצות ועוד.
שיטת אירוע-פרשה – הנושא עוסק בהתרחשות (אירוע, פרשה) שתחילתה
וסיומה מוגדרים בזמן, וידועים בדרך כלל מראש.
השיטה הסדרתית – הסיווג מתאים לסיווג רשומות בעלות מספר סודר שוטף,
כמו: חשבוניות, שיקים, קבלות וכו’ – מסמכים כספיים.

ב. הקשר בין הסיווג לסימול: כאשר נקבע לתיק ” שם ” עפ”י שיטות הסיווג
שבחרנו, אנו מקצרים שם זה עפ”י שיטות הסימול כמו: אותיות של א”ב, מספרים
שוטפים, מספרים כפולים או שילוב של מספרים ואותיות. לדוגמא –
במחלקת כוח אדם,נפתח תיק הדרכה לעובדים חדשים, הסימול יהיה –
כ”א/הד’/ע”ח. הסימול יופיע במכתבים מתחת לתאריכים, על גבי “גב” התיקים
ובחותמת “דואר נכנס”.

ג. ניהול רשומות נכוו מסייע רבות ליצירת מאגר (ריכוז) מידע של הארגון. ההנהלה
והעובדים המורשים עשויים לקבל מידע רב השמור בתיקים בצורה מסודרת ונוחה
לגישה ולשליפה. בעידן הטכנולוגי מאגר המידע נמצא בארכיב האלקטרוני,
והמידע משמש את מקבל ההחלטות בצורה הטובה ביותר.  דוגמא – עיריית ת”א
מבקשת מביה”ס רשימת תלמידים הגרים בשכונות העיר, בכדי לשלם עבור
נסיעות לביה”ס, בקלות מעלה המזכירה את הבקשה, והנתונים נשלפים מיד על
גבי המסך.

עריכת הסיכום

iw עִבְרִית
X