יישומי מחשב

סיכום שיעור 16

Lior Azulay

Lior Azulay

פרטי הסיכום

קורס: יישומי מחשב

מספר השיעור: 16

סיכום השיעור

סיכום הרצאה

עבודה עם Outlook

האוטלוק מאפשר ניהול:

  • דואר אלקטרוני – שליחה וקבלת מכתבים
  • אנשי קשר – ריכוז ספר כתובות
  • לוח השנה – קביעת פגישות, אירועים (תלוי זמן)
  • משימות – מטלות (לא תלוי זמן)
  • פתקים – memo

ניהול דואר אלקטרוני

האוטלוק משמש כמערכת לניהול דוא”ל ומארחת תיבות דואר אלקטרוניות

Outlook.com – אתר דוא”ל

ü תוכנת Outlook – תוכנה מותקנת במחשב לניהול דוא”ל

שם החברה @ שם משתמש

ההתנהלות באוטלוק תלויה במדיניות שמוגדרת במשרד

למשל: מכסת נפח, מחיקת מכתבים ועוד…

את הגדרות המדיניות מגדירים בשרת הדוא”ל של הארגון (נקרא: Exchange)

הגדרת חשבון דוא”ל באוטלוק

  1. בתפריט קובץ לוחצים על הגדרת חשבון ß הגדרת חשבון
  2. בחלון שנפתח לוחצים על חדש ומקבלים חלון נוסף להזנת פרטי החשבון.
  3. לאחר סיום הגדרת החשבון יתווסף החשבון לרשימת חשבונות הדוא”ל הפעילים באוטלוק כאשר אחד מהם חייב להיות החשבון הראשי (ברירת מחדל).

פעולות בשליחת מכתבים

  • נמען מוסתר
  • צירוף קבצים
  • חתימה
  • חשיבות
  • שליחה במועד אחר
  • בקשת אישור קריאה
  • שליחת מכתב מתוך WORD בתוכן המכתב (ולא כקובץ מצורף)
  • מסומן בדגל – מכתב שמסומן כדגל הופך להיות משימה שתופיע ברשימת המשימות
    ניתן להגדרה ע”י מקבל המכתב בלחיצה על הדגל
    וניתן להגדרה גם ע”י שולח המכתב
    מכתב שסומן עם דגל ימתין בתיקיית חיפוש להמשך טיפול

ניהול התיבה

  1. מחיקת מכתבים
  • א. פריסת תיבת הדוא”ל
  • ב. מיון רשימת המכתבים
  • ג. סינון על רשימת המכתבים
  • ד. קטגוריות
  1. חלוקת לתיקיות
  • א. יצירת תיקיה חדשה
  • ב. העברת מכתבים מתיבת דואר נכנס לתיקיה שנוצרה בגרירה
  • ג. יצירת כלל שמעביר אוטומטית מתיבת דואר נכנס לתיקיה שנוצרה
  • ד. עבודה עם שלבים מהירים.
  1. תיקיות חיפוש
  • א. בתחתית רשימת התיקיות מופיעה תיקיית חיפוש. בלחיצה ימנית עליה ניתן ליצור תיקיית חיפוש על בסיס הגדרה מתוך חלון האפשרויות. (למשל: תיקיית חיפוש שמרכזת את כל המכתבים שלא נקראו, או תיקייה שמרכזת את כל המכתבים עם קבצים מצורפים)
    לאחר יצירת התיקיה הזו ניתן למצוא בה את כל המכתבים מרוכזים בה על פי ההגדרה, ובמידת הצורך למחוק את המכתבים המרוכזים בה.
  • ב. מחיקה – ניתן למיין את רשימת המכתבים לפי שם נמען, מילה בנושא, גדולים, מכילים קבצים מצורפים, מועד ועוד… או לערוך חיפוש על פי מאפיינים אלו ולאחר מכן למחוק אותם מהאוטלוק.

אנשי קשר

רשימת אנשי קשר של הארגון – מנוהל ע”י צוות המחשוב

רשימת אנשי פרטית

  • הוספה – שם מלא; כתובת דוא”ל ; כתובת מגורים; טלפון נייד; בן/בת הזוג; תפקיד; מחלקה…
  • מחיקה
  • עריכה
  • תמונה
  • מיון ואיתור מתוך רשימת אנשי קשר
  • גיבוי רשימת אנשי קשר – קובץ בפורמט CSV.
    • בתפריט קובץ ß פתח ß ייבא / יצא
    • בחלון שנפתח הוברים שלבי הייצוא:
    • שלב 1 – ייצוא לקובץ
    • שלב 2 – בחירת סוג הקובץ ערכים מופרדים בפסיקים (CSV)
    • שלב 3 – בחירת הפריט לייצוא – אנשי קשר
    • שלב 4 – בחירת מקום שמירת הקובץ ומתן שם
    • שלב 5 – סיום
    • בתום תהליך הייצוא מתקבל קובץ בפורמו CSV ממשפחת קבצי האקסל שמרכז את כל רשימת אנשי הקשר באופן טבלאי.
    • קובץ כזה מאפשר ייבוא הרשימה לתיבות דוא”ל אחרות (למשל: Gmail)

עריכת הסיכום

iw עִבְרִית
X