ניהול זמן

סיכום שיעור 2

sivanfrank

sivanfrank

פרטי הסיכום

קורס: ניהול זמן

מספר השיעור: 2

סיכום השיעור

למדנו על 7 עקרונות מפתח לניהול זמן אפקטיבי כדי לשפר משמעותית את ניהול הזמן שלנו.

1.מודל S.M.A.R.T לניהול זמן

חשוב מאוד להגדיר מטרות בצורה שתשרת אתכם ולא אתם אותה. אחת הדרכים היעילות ביותר להצבת מטרות היא בעזרת מודל סמארט.

-S specific  – מטרה ספציפית וברורה.

-M measurable-  מטרה שניתנת למדידה.

-A achievable- מטרה שניתנת לביצוע ולהשגה.

R- responsible- מטרה שאתם אחראים להצלחתה ולא תלויה באחרים.

Time -T  -מטרה שמוגדרת בזמן.

  1. שימו את הדברים החשובים – ראשונים

מדובר בעקרון ליבה מספרם של סטיבן קובי על פי עיקרון זה הבסיס לניהול זמן נכון, הוא קודם כל לתעדף את המשימות על פי מה חשוב מה דחוף.

על פי אסטרטגיה זו, על כל משימה להיכנס לאחת מהקטגוריות הבאות:

  • חשוב ודחוף- משימות שיש לבצע באופן מידי. לדוגמה: הגשת הפרויקט ללקוח או למרצה.
  • חשוב אך לא דחוף- מדובר במשימות שבדרך כלל קשורות לפיתוח, צמיחה והתייעלות. על פי סטיבן קובי זוהי הקטגוריה החשובה ביותר מבין הקטגוריות הקיימות. על כן, יש לשלב את המשימות בקטגוריה זו ביומן לפני הכול. לדוגמה. זמן איכות עם אנשים שיקרים לנו.
  • דחוף אך לא חשוב- משימות שדחופות אך לא חשובות לכם במיוחד. במצב זה ההמלצה היא להאציל סמכויות, כלומר, למצוא אדם אחר שיבצע את המשימה במקומכם. לדוגמא: משימה בירוקרטית שניתן להעביר לרואה חשבון.
  • לא חשוב ולא דחוף- משימות ושיחות שאין בהם כלום. הגדירו לעצמכם שעה שהיא שעת הבזבוז. מומלץ לבחור בשעה בה אתם ממילא פחות מרוכזים ויעילים, כמו אחרי ארוחת צהריים.
  1. הגדירו פרק זמן להשלמת המשימה

הצבת גבולות זמן תעזור לכם להישאר מפוקסים ואפקטיביים במשימה שלכם. השקעת מחשבה קטנה נוספת אודות השאלה כמה זמן אני רוצה להשקיע על זה” יכולה גם לעזור לכם לזהות פוטנציאל לבעיות לפני שהם מתרחשות. באופן זה תוכלו לתכנן כיצד לטפל בבעיות הללו במידה והם קורות.

כך למשל, אם אתם עובדים בחברת סטארט-אפ ובזמן הגדרת התאריך להוצאת פיצ’ר חדש באפליקציה, אתם לוקחים גם בחשבון את הזמן שעשוי להיות מושקע בטיפול ותיקון תקלות. תוכלו לוודא שלא תאכזבו לקוחות או משתמשים בדדליין שנדחה.

דוגמה נוספת מעולם הלימודים, תהיה להגדיר פרק זמן, לכתיבת עבודה מסכמת. אם לדעתכם נדרשות 4 שעות מחקר ו – 4 שעות כתיבה. תוכלו לפרוש את העבודה בצורה נוחה, כך שתוודאו כי העבודה תושלם טרם תאריך ההגשה וכי יהיה לכם זמן לעשות אותה בצורה איכות ומעניינת.

  1. קחו בחשבון הפסקות בין המשימות

להישאר בפוקוס במשך שעות רבות ללא הפסקה, זו בגדר משימה לא אפשרית, כאשר אתם עושים המון משימות ברצף ללא הפסקה, כאשר מאוד להישאר אנרגטיים, מרוכזים ואפקטיביים. אפשרו לעצמכם זמן מנוחה ו”הורדת דופק” בין משימות כך שתוכלו לנקות את הראשון ולהתרענן מעט. הליכה קצרה, מדיטציה ואפילו שנת צהריים יכולים להיות מאוד יעילים אם תשלבו אותם נכון ביום שלכם.

בנוסף, חשוב שתכירו את עקרון “הגל הירוק” ו-“הגל האדום”. אלו זמנים בהם אתם יותר ופחות אפקטיביים. מדובר בזמנים שמשתנים מאדם,  והאדם שיודע הכי טוב מתי אתם אפקטיביים זה כמובן – אתם. האם אתם יותר יעילים בבוקר, בצהריים או בערב? בנוסף, הגל הירוק והאדום מתייחס לרצף עבודה ולהפסקה, כאשר אנחנו עובדים בגל הירוק, אנו מרגישים שהעבודה זורמת, אנחנו חדים ויש לנו אנרגיה, ברגע שאנחנו מרגישים ירידה בפוקוס, סימן שאנחנו נכנסים לגל האדום, וזה הזמן לקחת הפסקה של מספר דקות.

5. נהלו את עצמכם

בואו נהיה כנים לרגע, אי אפשר באמת לנהל את הזמן. אי אפשר לקבוע מתי הזמן יעבור, מתי לא. הזמן יזרום ויתקדם לא משנה אילו פעולות אנו נבצע, ולכן ניהול זמן מתייחס בעיקר לניהול עצמי”. על מנת לעשות זאת, חשוב לשלב ביומן משימות לטווח הארוך. כתבו ביומן את הדדליינים והאירועים החשובים ביותר, ועל פי זאת התאימו את המשימות שלכם. חשבו באילן ימים ושעות אתם רוצים לבצע משימות ספציפיות. למשל, אם אתם רוצים לבצע פגישה עם לקוח בעיר אחרת, עליכם לוודא כמובן שגם הוא פנוי בזמן הזה.

6. הסירו משימות/פעילויות לא חשובות

התייחסנו לכך בעיקרון השני, אך חשוב לנו להרחיב על כך כאן. אחד הפרמטרים הכי חשובים בניהול זמן, זה לא “איך להכניס את כל המשימות שאני רוצה” אלא דווקא “איך אני מוריד משימות לא חשובות”, הוצאת משימות ופעילויות מיותרות מהיומן שלכם, יכולים לא רק לחסוך לכם זמן, אלא גם לשפר לכם את מערכות היחסים, האנרגיה ומצב הרוח.

7. תכננו את מחר

תעדפו את המשימות שחשובות לכם, הסרתם משימות לא חשובות, שילבתם הפסקות והגדרתם זמנים – הדבר האחרון שנשאר, הוא להסתכל מה התכנית למחר.

מומלץ כי בכל סוף יום, תדעו במדויק מה התכנית למחר – מה המשימות הכי חשובות שתרצו להשלים מחר, שיתנו לכם את מקסימום הערך?. מומלץ בסוף כל יום, לכתוב 3 משימות עיקריות שאם תשלימו אותן מחר, תהיו מרוצים.

 

 

עריכת הסיכום

iw עִבְרִית
X