ניהול זמן

סיכום שיעור 3

נטלי שבתאי

נטלי שבתאי

פרטי הסיכום

קורס: ניהול זמן

מספר השיעור: 3

סיכום השיעור

בס”ד

ניהול זמן-שיעור 3

ניהול זמן-אוסף שיטות ומיומנויות לביצוע של תכנון ובקרה המוקדש לפעילויות שונה במטרה לשפר את הפעילות והפריון.

  • תכנון
  • הקצאת משאבים
  • מטרות
  • בקרה וסידור עבודה
  • סדרי עדיפויות

שיטת אייזנהאואר- ישנם 4 קריטריונים לצורך ניהול זמן

  1. חשוב מול לא חשוב
  2. דחוף מול לא דחוף
  3. חשוב
  4. דחוף

ע”פ השיטה יש לעשות סדר חשיבות ולקבוע מסגרות של זמן

עקרון פארטו-80% מהמשימות ניתן לעשות ב20% מהזמן והשאר (20%) ניתן לעשות ב80% מהזמן. ע”פ שיטה זו יש לתת עדיפות לפריון יותר משימוות בפחות זמן.

שיטת GTD-החיים דינאמיים ולכן קשה לתכנן הכל מראש הרגשה שמלווה פעמים רבות. על מנת להימנע מתוצאות שליליות מציע דיויד אלן לפשט את הדברים:

  1. להתעלם מהפרעות ומידע מיותר
  2. משימות שניתן לבצע מיד יש לבצע באותו רגע כי אחרת הן עלולות להסתבך עם הזמן.
  3. משימות שניתן להעביר לאדם אחר לביצוע יש להעביר לו כי לא הכל יש להפיל על עצמך.
  4. משימות שנעשות באופן אישי יש לבצע אותן ע”פ רשימה.
  5. משימות מורכבות יש לחלק לתתי משימות ולחלק לעוד אנשים.

כללים לניהול זמן

  • ביצוע משימות בשעות הבוקר הינו ניצול מרבי של האנרגיה ובשעות הצהריים יש ירידה ברמת התפקוד.
  • חוסר בשעות שינה גורם לירידה ברמת התפקוד שעות שינה ממוצעות הן בין 6-8 שעות ישנה חשיבות לשעות שינה
  • יש משמעות גדולה להפסקה
  • יש לתעדף את המשימות ולפעול לפי שיקול דעת מהחשוב ביותר לפחות חשוב
  • יש להגדיר זמן מוקצב מראש לכל משימה כדי לא לחרוג מהזמן הכללי
  • ליצור לוח זמנים לניצול מרבי של הזמן
  • האצלת סמכויות-האצלת סמכויות עשויה לחסוך ממך זמן יקר ולהוריד ממך לחץ ומתחים.
  • להיות בסביבה אוהדת שיכולה לסייע לך ובכך לנצל זמן נוסף
  • כתיבת מיילים תמציתיים וענייניים
  • לעבוד בסביבת עבודה מסודרת מונע הסחות דעת
  • אין להתעסק עם כמה מטלות במקביל הדבר גוזל זמן
  • תקשורת טובה חוסכת זמן מאחר ולא צריך להקדיש זמן בטיפול בעיות בתקשורת.
  • אסרטיביות טובה לניהול זמן ומייעלת את התהליכים

שלבי תכנון

  1. חזון
  2. יעדים
  3. אסטרטגיה
  4. אבני דרך-במה להתמקד יותר
  5. הגשמה

תכנון יומי

  1. רשימה מסודרת שמעניקה יתרון פסיכולוגי
  2. תזכור את היום שלפני
  3. רשימה מסודרת עם בסיס להשוואה (מה רציתי להשיג ומה השגת)

יעדים בזמן

  1. מה אני צריך לעשות
  2. מתי אני צריך לעשות
  3. מי צריך לעשות זאת
  4. היכן יש לעשות זאת
  5. מה הקדימות של כל נושא
  6. כמה זמן יידרש.

נטלי שבתאי-311524474

עריכת הסיכום

iw עִבְרִית
X