בס”ד
ניהול זמן-שיעור 3
ניהול זמן-אוסף שיטות ומיומנויות לביצוע של תכנון ובקרה המוקדש לפעילויות שונה במטרה לשפר את הפעילות והפריון.
- תכנון
- הקצאת משאבים
- מטרות
- בקרה וסידור עבודה
- סדרי עדיפויות
שיטת אייזנהאואר- ישנם 4 קריטריונים לצורך ניהול זמן
- חשוב מול לא חשוב
- דחוף מול לא דחוף
- חשוב
- דחוף
ע”פ השיטה יש לעשות סדר חשיבות ולקבוע מסגרות של זמן
עקרון פארטו-80% מהמשימות ניתן לעשות ב20% מהזמן והשאר (20%) ניתן לעשות ב80% מהזמן. ע”פ שיטה זו יש לתת עדיפות לפריון יותר משימוות בפחות זמן.
שיטת GTD-החיים דינאמיים ולכן קשה לתכנן הכל מראש הרגשה שמלווה פעמים רבות. על מנת להימנע מתוצאות שליליות מציע דיויד אלן לפשט את הדברים:
- להתעלם מהפרעות ומידע מיותר
- משימות שניתן לבצע מיד יש לבצע באותו רגע כי אחרת הן עלולות להסתבך עם הזמן.
- משימות שניתן להעביר לאדם אחר לביצוע יש להעביר לו כי לא הכל יש להפיל על עצמך.
- משימות שנעשות באופן אישי יש לבצע אותן ע”פ רשימה.
- משימות מורכבות יש לחלק לתתי משימות ולחלק לעוד אנשים.
כללים לניהול זמן
- ביצוע משימות בשעות הבוקר הינו ניצול מרבי של האנרגיה ובשעות הצהריים יש ירידה ברמת התפקוד.
- חוסר בשעות שינה גורם לירידה ברמת התפקוד שעות שינה ממוצעות הן בין 6-8 שעות ישנה חשיבות לשעות שינה
- יש משמעות גדולה להפסקה
- יש לתעדף את המשימות ולפעול לפי שיקול דעת מהחשוב ביותר לפחות חשוב
- יש להגדיר זמן מוקצב מראש לכל משימה כדי לא לחרוג מהזמן הכללי
- ליצור לוח זמנים לניצול מרבי של הזמן
- האצלת סמכויות-האצלת סמכויות עשויה לחסוך ממך זמן יקר ולהוריד ממך לחץ ומתחים.
- להיות בסביבה אוהדת שיכולה לסייע לך ובכך לנצל זמן נוסף
- כתיבת מיילים תמציתיים וענייניים
- לעבוד בסביבת עבודה מסודרת מונע הסחות דעת
- אין להתעסק עם כמה מטלות במקביל הדבר גוזל זמן
- תקשורת טובה חוסכת זמן מאחר ולא צריך להקדיש זמן בטיפול בעיות בתקשורת.
- אסרטיביות טובה לניהול זמן ומייעלת את התהליכים
שלבי תכנון
- חזון
- יעדים
- אסטרטגיה
- אבני דרך-במה להתמקד יותר
- הגשמה
תכנון יומי
- רשימה מסודרת שמעניקה יתרון פסיכולוגי
- תזכור את היום שלפני
- רשימה מסודרת עם בסיס להשוואה (מה רציתי להשיג ומה השגת)
יעדים בזמן
- מה אני צריך לעשות
- מתי אני צריך לעשות
- מי צריך לעשות זאת
- היכן יש לעשות זאת
- מה הקדימות של כל נושא
- כמה זמן יידרש.
נטלי שבתאי-311524474
