ניהול זמן

סיכום שיעור 3

noakind

noakind

פרטי הסיכום

קורס: ניהול זמן

מספר השיעור: 3

סיכום השיעור

שיעור 3

ניהול זמן אפקטיבי- איך אנחנו יכולים ליצור מצב שכל דקה מנוצלת? איך אנחנו מנצלים את הזמן בצורה מקסימאלית? איך לגרום לכך שהזמן שעבר זה לא הזמן שבוזבז אלה זמן שנעשה בו משהו והתקדמנו עם התוכניות שלנו? שנדע מה קורה עכשיו ומה הולך להיות…

צריך לדעת בראש ובראשונה מה אתה עושה ומה אתה הולך לעשות. על מנת שנעשה תוכניות ועל מנת שלא יהיה לנו כמה אירועים בעת ובעונה אחת. צריך לעבוד עם היומן. כשרשום לנו זה מאוד פשוט. 1. שימוש בתוכנה או יומן לסדר יום לדעת לנהל משימות לדעת לנהל התראות לדעת מה אני הולך לעשות במהלך היום כי הכל אצלי כתוב ביומן.

  1. לעשות סדר ברשימת המטלות ולסמן אותם על פי הדחיפות שלהם. יש מטלות שהן דחופות וצריך לבצע אותם היום ואם לא זה אמור לפגוע בך. צריך לדעת לוותר על דברים שוליים שלא יוצא מהם שום דבר. אחד מגזלני הזמן הגדולים זה הפלאפונים שיש פגישה חשובה או ששמים את הפלא בצד או על רטט או מחוץ למשרד.
  2. הפגישות שלנו מתארכות יתר על המידה או שהן מתחילות מאוחר מידי כי אנשים לא מגיעים בזמן. יש מסגרת שממנה לא חורגים ולכן אם אני מגיע בגלל שהזמן הוא ערך יקר מאוד ובמיוחד שעוד 15-20 אנשים מחכים יחד איתי אז למה לבזבז את הזמן שלהם? לכן צריך להגדיר לוחות של זמנים
  3. על מנת לא לבזבז זמן אל תעמיסו על עצמכם מטלות, הכל בחיים זה עניין של מינון נכון. בחיים יש מה שנקרא מינון נכון וזה מתחיל כמעט בכל דבר שאנחנו עושים בחיים. אי אפשר להגיד על הכל לא. מותר להשקיע בעבודה אבל גם זה במינון אבל שלא תמצא זמן לאכול ולשתות אתה תתפקד פחות טוב. אנשים שלא ישנים טוב התפקוד שלהם יורד בין 30-7 אחוז.
  4. התברר על פי מחקרים שאם אנחנו רעבים אנחנו מתפקדים פחות טוב. כשנהיה רעבים התפקוד ירד ב- 5-10 אחוז ושנהיה רעבים מאוד הוא ירד ב- 40 אחוז.
  5. ניהול משימות 3. לתעדף על מה לוותר ומה לא 4. שינה- צרכים פיזיולוגיות שבלעדיהם אנחנו מתפקדים פחות טוב

 

באיזה שעה משעות היום אתה מרגיש הכי טוב עם עצמך? 1. בשעות הבוקר 2. בשעות היום 3. בערב

לקחת את המטלות החשובות ולבצע בבוקר.

אחד הדברים הפזיזתיים זה לעשות את הדברים בשיא היצירתיות שלנו ועל פי המחקרים זה נעשה בשעות הבוקר.

  1. הפסקות מאחר ואנחנו רק בני אדם וכל בן אדם זקוק להפסקה חשוב במש היום לעשות הפסקה או שתיים וחשוב שנהיה בה בלי הסחות. להפסקה יש משמעות מאוד גדולה.

 

 

צריך לזכור תמיד שהדרך הטובה ביותר ליצור את העתיד זה לראות אותו. את העבר אי אפשר רק את העבר והעתיד. אנחנו גם צריכים לדעת לנצל את הזמן שלכאורה הוא מבוזבז. חשוב לדעת לנצל את הזמן. להאציל סמכויות זה גם ניצול זמן נכון.

כשעולה רעיון טוב ועל מנת לזכור אותו פשוט לרשום אותו, פעילות ספורטיבית יוצרת איכות של זמן ועושה לנו יותר כיף וכך מנצלים את הזמן טוב יותר, ודאו שאתם נמצאים בסביבה אוהדת למשל מגירות מסודרות – אם יהיה בלאגן במגירות וכל דבר צריך לחפש אנחנו נבזבז על זה הרבה זמן, תיוק מסודר, הוראות קבע, לשמור על שולחן עבודה נקי, ככל שיש בלאגן יותר ככה נבזבז יותר ויותר זמן, כשאנחנו כותבים מיילים לכתוב אותם תמציתיים ועניינים לא למשוך במילים. לא לעבור ממטלה למטלה לפי שמסיימים.

 

לטעון מצברים זה אומר שינה טובה, פעילות ספורטיבית, שמיעת מוזיקה, ללכת ולבקר חברים, לא להזניח את המשפחה וחשוב מאוד לדעת להיות חלק מהסביבה, כשאתה מתאים את עצמך את יכול לתפקד הרבה יותר טוב ואז יש לך את הזמן לעשות את הדברים טובים. ולכן, צריך לעשות לעצמנו מנהג בצורה מושכלת של לטעון את הזמן. נהנים מהחיים כשיש זמן איכות.

 

אסרטיביות זה דעתנות לא להתבייש להביע דעה, לא להתבייש לקחת על עצמו משימות קשות אבל ברות השגה. להגיד את מה שעל דעתנו אף פעם אל תהיו פאסיבים- לא לעשות לא להיות מעורב ” העומדים בצידי העובברים מתכסים באבק העוברי” באיזשהו שלב נעם ולא יתייחסו אלינו. אסרטיביות צריכה להיות דרך החיים שלנו. ללמוד לסלוח לעצמנו, אל תתנו לטעויות להשתלט עלינו. כשאנחנו לומדים אין בן אדם מושלם לשאוף לשלמות זה אנושי להגיע לשלמות זה ממש לא אנושי. יש לזכור שצריך ללמוד לסלוח לעצמנו. תחושות אשם פוגעות בדימוי העצמי ובניהול הזמן שלנו. כשאנחנו הולכים בצורה כזאת זה פוגע בתפקוד שלנו ואז זה פוגע בזמן האיכות שלנו וזה פוגע בזמן לנו. תמיד צריך לפעול על פי לוחות זמנים.

לקחת פסק זמן, להשתדל לשמור על מצב רוח טוב.

כשאני רוצה שהעובדים שלי יעבדו יותר אני צריך לתת להם מוטיבציה- היא יכולה להיות חומרית, תוספת כסף, כשאין תקשורת טובה ושאתה ל יכול לדבר אתה מבזבז זמן. תקשורת טובה אפשר להעביר מסרים ואפשר להעביר מידע, וכך אתה חוסך זמן.

 

תכנון נכון מאפשר להימנע או להקדים טעויות, לתקן משהו לוקח פי 10 יותר זמן מאשר לעשות בפעם הראשונה. אבן שנזרקה אל הים גם 1000 חכמים לא יצליחו לתקן.

להקטין טעויות!    חשוב תמיד שיהיה מי שמוביל. אז למה אנשים לא מתכננים? כי יש כאלה שחוששים להחיים או פשוט בורות. אז איך מתכננים? קודם כל מה המטרות שלנו? מה אנחנו רוצים להשיג? הן חייבות להיות ברות השגה. מה הפעולות שאני צריך לבצע אותן כדי להשיג את אותן מטרות?

 

אם אנחנו מאמינים רק אז אנחנו משיגים,  יש שלבים בתכנון.

שלבי תכנון- חזון, יעדים, לאיפה אני רוצה להגיע, אסטרטגיה, אבני דרך ולבסוף הגשמה.

ניהול זמן- אוסף של שיטות ומיומנויות לביצוע של תכנון ובקרה על משך הזמן המוקדש לפעילויות שונות. המטרה היא

תכנון- הקצאת משאבים כולל כוח אדם יש את הבקרה והסידור עבודה ויש סדרי עדיפויות על פי שיטת אייזנהאואר יש 4 קריטריונים לניהול זמן ולקבוע מועד. יש לעשות סדר חשיבות ולקבוע מסגרות של זמן.

 

על פי עיקרון פרטו– 80 אחוז מהמשימות ניתן לבצע ב- 20% מהזמן והשאר ב- 80% מהזמן. על פי השיטה הזאת יש לתת עדיפות לפריון יותר משימות בפחות זמן.

 

דויד הלן– פיתח גישה שנקראת דברים שיש לעשות GTD דוד טוען שהחיים דינאמיים ולכן קשה מאוד לתכנן הכל מראש. הרגשה שפעמים רבות מלווה אותנו היא הרגשה של עומס ולחץ. על מנת להימנע מתוצאות שליליות מציע דויד לפשט את הדברים.

  1. להתעלם מהפרעות ומידע שאין מה לעשות
  2. משימות שאפשר לסייע מיד- לא לדחות כי משימות כאלה בדרך כלל מסתבכות.
  3. משימות שניתן להעביר לאדם אחר ביצוע תעבירו אותן כי לא הכל יכול ליפול על הכתפיים שלכם.
  4. משימות שיש עליך לבצע באופן אישי יש לתייק אותן תחת רשימה לביצוע- כלומר אני אישית מבצע את הדברים האלה על פי רשימה
  5. אם יש לנו משימות מורכבות יש גם אותן לתייק תחת רשימה של פרוייקטים. משימה שיכולה להמשך זמן רב ויש בה הרבה מהמשימות.

 

תכנון יכול להיות תכנון יומי, שבועי, חודשי, שנתי ויש מקרים מסוימים בפרוייקטים גדולים כמו למשל פרוייקט הגנה מפני טילים תוכנים חומש שהיא פרוסה על 5 שנים לכן אנו צריכים לתכן את היעדים שלנו קודם כל בזמן הקרוב. ליום הקרוב לזמן הקרוב.

מה זה אומר לתכנן?

  1. מה אני צריך לעשות?
  2. מתי אני צריך לעשות את זה?
  3. מי צריך לעשות את זה?
  4. היכן יש לעשות את זה?
  5. מה הקדימות של כל נושא?
  6. כמה זמן מתארך?

 

זה התכנון ברמה היומית, שבועית חודשית.

דיברנו על תכנון יומי- איזה חלק מהתוכנית השבועית אני לוקח היום ומבצע?

  1. צריכה להיות רשימה מסודרת שמעניקה ייתרון פסיכולוגי כי אתה יודע מה צפוי לך ומה אתה הולך לעשות. חוסר מודעות זה דבר גרוע עדיף להיות מודע או לא לדעת בכלל. אבל חוסד מודעות שאתה לא יודע איפה אתה עומד זה גרוע. לכן צריכה להיות רשימה מסודרת שאתה יודע מה אתה הולך לעשות וכך אתה לא מבולבל.
  2. תזכור את היום שעבר- מה הספקת לעשות ומה לא הספקת בגלל כל מיני אילוצים.
  3. רשימה מסודרת היא בסיס להשוואה מה רצית להשיג ומה בעצם השגת.

 

לכל דבר חשוב להקצות לוחות זמנים ולוח הזמנים צריך להיות סביר. המשימות הקשות יותר עדיף שיהיו בבוקר. לא להקצות ברמה של דקות. חשוב מאוד שתהיה לך תקשורת טובה, זה בסיס להצלחה. ככל שהתקשורת טובה יותר כך אתה חוסך זמן מותר לך גם תוך כדי לנצל את הזמן לפינוקים (הפסקה, כוס קפה) על מנת לצבור כוחות ולהטעין מצברים.

מידת הדחיפות היא אחד הדברים החשובים בנהול זמן נכון, יש לנו חשיבות גבוה ודחיפות גבוה ויש לנו חשיבות נמוכה אבל דחיפות גבוה ויש לנו חשיבות נמוכה ודחיפות נמוכה.

4 פרמטרים בנושא דחיפות וניהול זמן נכון:

  • חשיבות גבוה דחיפות גבוה- ילד עם 40 מעלות חום
  • חשוב מאוד דחיפות נמוכה- המקרר ריק
  • חשיבות נמוכה דחיפות גבוה- מבצעים ליומיים בהום סנטר.
  • חשיבות נמוכה דחיפות נמוכה- חלק גדול ממה שאנחנו עושים בחיים

כלים שיכולים לעזור לנו בניהול זמן:

  1. יומן
  2. עזרה- מותר לקבל עזרה ממישהו במקום הבודה
  3. כלים אלקטרונים שכולים לעזור נו לניהול זמן – פתקי תזכורת, מיילים, מכתבים, טלוויזיה

סמכות ואסרטיביות- לעמוד על שלך לא לוותר ולא לדרך על ערכים ההורים צריכים לעמוד על שלם יש דברים שלא מנהלים עליהם משא ומתן. אם להכין שיעורים או לא לא מנהלים על זה משא ומתן.

 

פארטו דויד הלן תכנון יומי, מה

הרעיון הוא להתמקד במטרה ולעשות אותה, הרבה פעמים יש לנו פרות קדושות שאנחנו פוחדים לשחוט אותן.

 

4 אמצעים כדי ליצור תקשורת טובה שחוסכת המון זמן. יש פחות בעיות וכשיש בעיות לא צריך לפתור אותן.

פיקוח ושליטה על לוחות הזמנים

איזון נכון- משוב

איך לפתור ולהתמודד עם בעיות יש דברים שאנחנו יכולים לפתור

משוב- כולנו חיים ומגיבים נותנים משוב לכל דבר ועניין גם בתת המודע שלנו אנחנו כל הזמן מגיבים.

הפניית גב או שאנחנו פשוט הולכים מהמקום. משוב הוא חלק מאוד מאוד אפקטיבי בבחינת לוחות הזמנים. אנחנו יודעים על פי המשוב האם הילד הבין או לא הבין. רואים לפי העיניים לפי המבטים האם המסר שלנו עבר. אם אני רוצה להראות שאני מבין את המסר שאני קולט את המסר אני מסתכל בעיניים, מהנהן את הראש ומעת לעת זורק איזה שאלה- רוצה להיות שותף. עכשיו אני שואל שאלה מראה שאני נוכח בשיחה, שאני שותף בשיחה. המשוב הוא כלי מרכזי במתן שירות בהתייחסות שלנו בדברים. על פי המשוב אתה יודע מה לעשות ואך לעשות אם לחזור על הדברים או לא

 

הנעה/ מוטיבציה- איך אנחנו מגבירים את המוטיבציה בארגון? ככל שיש לנו סיבה טובה להגיע לעבודה ואנחנו שמחים להגיע סביר להניח שהתועלת והאפקטיביות של הזמן תהיה גבוה יותר. על מנת שהעובד ירצה להגיע ולעשות את העבודה כמו שצרך אנחנו צריכים טפיחה על השכם כלומר העובד צריך לקבל תגמול. שעובד יודע שהוא יקבל תגמול הוא ישתדל לעשות טוב

  1. העברת מידע פורמלי ובלתי פורמלי- המנהילים או המנכ”ל יפגשו עם העובדים ויעדכנו אותם במה שקורה. כשעובד מרגיש שהוא שותף וברגע שיתיחסו אליו כאישיות הוא יהיה מוכן להשקיע ולתת מעצמו ושהתקשורת טובה כך האפקטיביות של ניצול הזמן גדולה יותר.

תקשורת טובה חוסכת זמן והאי גם חוסכת המון בעיות

 

 

איך משפרים את התקשורת הטובה?

 

  1. סדנאות- איך יוצרים תקשורת טובה? אווירה נעימה? שיהיה כיף במקום העבודה תקשורת אפקטיבית זה בעצם תיאום ביצוע ומשוב חוזר והכל מתחיל ומסתיים בראש. ברגע שיש שייכות והזדהות עם הארגון העובדים יהיו מוכנים להתגייס גם בשעת משבר ולתרום מעצמם. כשיש הנהלה מנותקת אין מוטיבציה. ניהול טוב זה אומר בראש ובראשונה תקשורת טובה. כשאין תקשורת טובה המגדל מתמוטט.

 

שימוש ביומן ורישום של הדברים קביעת סדר עדיפויות חשוב ודחוף.. פגישות וישיבות שצריך להגדיר לוחות זמנים שלא ימרחו שעות אפקטיביות בשעות הבוקר, הפסקות איכות חיים, שעות שינה שיכולות להשפיע על אכות הזמן שלנו, אסור לשכוח חברים ומשפחה כי ברגע שיש את שעות האיכות האלה אתה רגוע יותר וצריך לקחת חופשה, שליטה עצמית- כעס גורם לכעס, צריך להיות אסרטיביות ודעתנות לניהול זמן נכון, להביע את הדעה שלך

עריכת הסיכום

iw עִבְרִית
X