ניהול זמן

סיכום שיעור 3

Shiran kadosh

Shiran kadosh

פרטי הסיכום

קורס: ניהול זמן

מספר השיעור: 3

סיכום השיעור

יז בניסן תשפ”א

יום חמישי 3029 במרץ 2021

שיעור מס 3

קורס ניהול זמן- 133857

מרצה: מר גבעתי בן יוסף

ניהול זמן אפקטיב

עצות לניהול זמן

  • הקדשת זמן לתכנון מקדים-שימוש ביומן וניהול סדר יום.
  • הכנת רשמיות וניהול משימות על ידי תעדוף משימות – חשוב/לא חשוב, דחוף/ לא דחוף).
  • ביצוע משימות אשר אינן מצריכותה שקעה במיידית ואי דחייתם.
  • מינון נכון- אי העמסת מטלות
  • צרכים פיזיולוגים- מזון, שינה משמפיעים על האפקטיביות בביצוע המשימות (שעות שינה סבירות בין 6-8 שעות ביממה)
  • ניהול הפסקות בין המשימות- ( בלעידיהם אנו מתפקידים פחות טוב ומבזבזים זמן).
  • הגדרת זמן לביצוע המשימה- (מסגור לוח זמנים לפגישות).
  • הגדרת המשימות הקשות והחשובות לשעות הבוקר.
  • על מנת לראות את העתיד – צריך לצור אותו
  • האצלת סמכויות- ניהול זמן נכון
  • סביבה אוהדת- להקפיד על סביבה אוהדת
  • לא לעסוק במספר מטלות במקביל.
  • שולחן עבודה נקי ומסודר- חוסך בזמן
  • עיסוק בפעילות גופנית.
  • הוראת קבע- חוסך זמן.
  • כתיבה עניינית ותמציתית.
  • לטעון מצטברים כל יום מחדש.- זמן איכות למשפחה
  • מימדים פסיכולוגי- שיפור יכולת חשיבה, יכולות קוגניטיביות, לקחת דברים לפרופרציה
  • לחשוב חיובי- שלילי מושך שלילי.
  • אסרטיביות- משימות ברות השגה.
  • לשאוף להגיע לשלומות
  • תחושות פוגעות בניהול הזמן ובתפקוד.
  • סוף מעשה בשעה תחילה- להיות קשובים לעצמינו.
  • להביט קדימה
  • להפוך נחס לנכס
  • חיוך מעשיר את המקבל ולא מרושש את הנותן.
  • ידע ומידע חוסכים זמן
  • סביבה יוצרת אווירה- להתאים את עצמינו לסביבה.
  • יצירת אווירה טובה וסביבה טובה חוסכות זמן.
  • תכנון והצבת יעדים.
  • מוטיבציה- לגרום לאדם לעבוד יותר.( מה שמניע את האדם תגמול ופחד)
  • תקשורת טובה כבסיס לניהול זמן

 

לסיכום

הגדרת מטרות ברות השגה

פעולות לביצוע על מנת להשיג מטרות

האמונה בדרך שתוכננה

תכנון נכון מאפשר להקטין טעויות – תכנון על פי שלבים

מנהיגות– הובלת התהליך ע”י מנהל אחד

 

דוגמה לשאלות למבחן

מה  הם שלבי תכנון?

חזון>>> יעדים>>>אסטרטגיה>>>אבני דרך >>> הגשמה

 

הגדרת ניהול זמן

ניהול זמן אוסף שיטות ומיומנויות לביצוע של תכנון ובקרה על משך הזמן המוקדש לפעילויות שונות.

מטרה היא לשפר את היעילות ואת הפריון. כולל את הדברים הבאים:

תכנון, הקצאת משאבים כולל כוח אדם, הצבת מטרות, בקרה וסידור עבודה, סדרי עדיפויות.

 

על פי שיטת אייזנהאואר

ישנם 4 קריטריונים לצרך ניהול זמן

  1. חשוב לעומת לא חשוב
  2. דחוף לעומת לא דחוף
  3. חשוב
  4. דחוף

על פי שיטתו, יש לעשות סדר חשיבות ולקבוע מועדים. הבסיס להצלחה , יש לעשות סדר חשיבות ולקבוע מסגרת זמן.

 

 

 

 

 

שיטת פארטו

על פי עיקרון פארטה 80 אחוז מהמשימות ניתן לבצע ב- 20 אחוז מהזמן והשאר 20 אחוז ב 80 אחוז מהזמן.

יש לתת עדיפות לפריון- דהיינו יותר משימות בפחות זמן.

 

שיטת דיוויד אילן

פיתח גישה שנקראת “דברים שיש לעשות”- GTD

הוא גורס שהחיים דינאמיים ולכן קשה מאוד לתכנן הכל מראש. ההרגשה שפעמים רבות מלווה אותנו היא הרגשה של עומס ולחץ. על מנת להימנע מתוצאות שליליות הוא מציע לפשט את הדברים:

  1. להתעלם מהפרעות ומידע מיותר.
  2. משימות שניתן לבצע במידית יש לבצע במיידית.
  3. משימות שניתן להעביר לאדם אחר – ניתן להעביר לאדם אחר תוך כדי פיקוח .
  4. משימות שיש לבצע באופן אישי- ניתן לתייק אותם תחת רשימה לביצוע.
  5. משימות מורכבות –לתייק תחת רשימה של פרויקטים.

 

תכנון  ברמה היומית , השבועית, השנתית

מה היעדים בזמן

  1. מה אני צריך לעשות
  2. מתי אני צריך לעשות
  3. מי צריך לעשות זאת
  4. היכן יש לעשות זאת
  5. מה הקדימות של כל נושא
  6. כמה זמן יידרש

 

חלוקה לרמות

תכנון יומי

  1. רשימה מסודרתת שמעניקה יתרון פסיכולוגי
  2. תזכור את היום שלפני
  3. רשימה מסודר\ת עם בסיס להשוואה (מה רצית להשיג ומה השגת)

 

הערות: לכל דבר יש להקצות לוחות זמנים

חשוב שתהיה תקשורת טובה- היא בסיס להצלחה

ניצול הזמן  “לפינוקים”- שיחת חולים, כוס קפה , על מנת לצבור כוחות

 

 

 סרטון- איך מנהלים נכון את הזמן שלנו

  1. הצבת יעד מרכזי
  2. הצבת סדר עדיפויות
  3. כתיבה צעדים בדרך
  4. סידור הצעדים לפי סדר הגיוני
  5. לעשות את הצעד הראשון
  6. לעודד את עצמנו ללכת לאורך כל הדרך

 

 

סרטונים שהוצגו במפגש- תמצית

4 טריקים לניהול זמן שיהפכו אותך לפי 10 יותר פרודוקטיבי

  1. הגדרת מטרות ותוצאות -שאנו רוצים להשיג
  2. מינימליזם
  3. ניהול המצב הרגשי
  4. בניית הרגלים

5 טיפים מנצחים לניהול זמן נכון

  1. נתראה בשבוע הבא
  2. לוח זמנים בשיטת הבלוק
  3. איך להימנע מהסחות דעת
  4. ליצור סדר
  5. לתכנן הפסקות

 

4 טעויות הרסניות בניהול זמן ( חובה להכיר)

  1. לחסוך זמן על חשבון שעות שינה- מדיטציה, עיסוק בפעילות גופנית
  2. לעשות משימות במקביל- מולטיטסקינג (יוצאים מהכלל הוא שמיעת מוזיקה בזמן ריצה)
  3. חסכון בזמן על חשבון שעות מנוחה/הפסקה.
  4. לנסות לחסוך זמן על חשבון התכנון.

 

עריכת הסיכום

iw עִבְרִית
X