ניהול זמן

סיכום שיעור 4

dafnay

dafnay

פרטי הסיכום

קורס: ניהול זמן

מספר השיעור: 4

סיכום השיעור

שיעור 4 ניהול זמן

 

האם אנחנו מנהלים את הזמן או שהזמן מנהל אותנו? המשמעות היא לבחור את הצעד הבא שלנו. לבחור בין המשימות החשובות והלא חשובות.

להבין שלא תמיד יש לנו זמן לכל דבר שרוצים, לכן יש לקבל החלטות לגבי ניצול הזמן. הזמן הוא גודל קבוע ולא ניתן לשינוי. במסגרת הזו יש לתכנן את כל מה שאנחנו רוצים ולשנות את הפעילויות שלנו כך שיתאימו לזמן הזה.

 

תהליך תכנון והצבת יעדים

  1. החלט על יעד (חשוב/דחוף)
  2. רשום פעילויות מפתח להשגתו
  3. תאר תוצאות ניתנות למדידה של כל פעילות
  4. בדוק את היעד כנגד הפעילויות והתוצאות
  5. ארגן את הפעילויות לפי סדר ביצוען
  6. החלט על המשאבים הדרושים לבצוע הפעילויות
  7. הצב את הפעילויות במסגרת זמן ותאריכי יעד.

ניהול זמן

  1. לתכנן את הזמן כך שיתאים לנו לכל המשימות שלנו ניהול זמן אפקטיבי
  2. לתכנן הפסקות בהתאם ליכולת שלנו ולתכנון האירועים היום יומי מיומנות של ניהול זמן
  3. להימנע מדברים שיכולים לגזול לנו את הזמן כמו פייסבוק טלויזיה וכדומה.
  4. פיתוח גישות לארגון אפקטיבי של הזמן

 

עקרונות ניצול הזמן

רובם של עקרונות אלה הם פרי השכל הישר, אך קרוב לודאי שלא ניפטר מהרגלים נפסדים ונהלי עבודה פסולים ללא מאמץ איתן ומכוון. כמעט בלתי-אפשרי ליישם את כל העקרונות בעת ובעונה אחת, אולם תוך הכרת העקרונות, נוכל לבחור באחדים מהם, שיופעלו היטב בידנו או יתאימו למצב נתון. היה זהיר! גם עודף ארגון מזיק לא פחות מחוסר ארגון.

  • פעולה מונעת היא לעיתים קרובות יעילה יותר מאשר פעולה מתקנת.
  • בניית פתרונות אלטרנטיביים מאפשרת בחירת הדרך הטובה ביותר לפעולה.
  • חסכון בדיבור ובכתיבה חוסך זמן ותורם לבהירות, לדיוק בהתבטאות ולהבנה.
  • ריכוז או איחוד מטלות דומות יתרום להשלמתן כפעולה אחת.
  • מיקוד מאמצים: מרבית התועלת ומיטב התוצאות צומחים מפעולות מובחרות.
  • “ניהול לפי משברים” וכיבוי שרפות במקום בניית תשתית, גורמים לדאגה, לשיפוט לקוי, להחלטות חפוזות ולבזבוז זמן, מאמץ וממון.
  • קביעת מועדי סיום, עוזרת למשמעת עצמית ומונעת דחייה, היסוס ואיחור בהחלטות.
  • האצלת סמכויות ואחריות לדרג הנמוך ביותר המתאים למטלה, לאור הנתונים הידועים ושיפוט עצמי.
  • יעילות היא ביצוע נכון של מטלה כלשהי. אפקטיביות היא ביצוע המטלות הנכונות והנחוצות באמת.
  • הגמישות בתכנון באה לקדם גורמים שאינם בשליטה.
  • היזון-חוזר סדיר, המשווה ביצועים עם יעדים ולוחות זמנים, הוא כלי חיוני בהבטחת ההתקדמות בהתאם לתוכנית.
  • צמצום של הפסקות והפרעות בעבודה. הדבר דורש שליטה בפעולות היחידה/הארגון.
  • למשימות ופריטים הבולטים לעין, יש יותר סיכויים להתבצע ולקדם בכך את המטרות.
  • יש להגביל את התגובות לצרכים האמיתיים של המצב, הבעיה או מגבלות הזמן.
  • מטלות שגרתיות בעלות חשיבות משנית ותשואה מועטה – יש לרכז, לבטל, לצמצם ו/או להאציל את ביצוען לכפיפים.
  • קביעת עדיפויות: היחידה תשיג יותר אם יבוצע מיקוד למטרות מוגדרות מאשר לפעולות מקריות.
  • ההיענות המיידית ללחצים, עלולה להגיע לדרגה כזו, שתמנע ביצוע מטלות חשובות בעלות השלכות לטווח הארוך.

גורמים המשפיעים על ניצול וניהול הזמן

גורמים מתוכננים

הגורמים המתוכננים המשפיעים על ניצול וניהול הזמן הם כל הנושאים, מטלות ומשימות הידועים מראש אשר לגביהם חייב להתבצע תהליך תכנון וקבלת החלטות בהתאם למטריצה החשיבות/דחיפות המפורטת במדריך זה.

מכיוון שגורמים אלו מתוכננים, הטיפול בהם פשוט וקל יחסית וניתנת לנו האפשרות לשלוט  בהם באופן מוחלט. לצורך כך יש לנקוט בפעילויות שונות המתוארות בפרקים תכנון והצבת יעדים ושיטות לניהול זמן.

גורמים בלתי מתוכננים

גורמים בלתי מתוכננים המשפיעים על ניהול וניצול הזמן מכוונים גם גורמים מפריעים בלתי צפויים וגזלני/גנבי זמן.

גזלני הזמן מוגדרים כאותם פעילויות בהן מושקעת כמות זמן ללא כל פרופורציה לערך או התועלת המתקבלת מהן.

גורמים אלו אינם ידועים מראש ולכן השליטה בהתרחשותם נמוכה ביותר אך ביכולתנו לבצע הערכת מצב ולשלוט במידת מה בהתפתחותם .

המיכשולות שיש לנו כדי להתמודד:

  1. תכנון לקוי
  2. קשה לעמוד בפיתויים
  3. גורמים פיסיולוגים שקשורים לגוף שלנו כמו הרגלי אכילה, יקיצה, שינה שיכולים להשפיע על ההרגלים שלנו

 

תכנון והצבת יעדים

הגורם המוביל בשיקול הדעת הוא מידת החשיבות ולא מידת הדחיפות.

הבסיס לניהול אפקטיבי של זמן, הן בניהול משימות, Task Management, והן בניהול פרוייקטים, Project Management, בעבודה ו/או במסגרת הצרכים האישיים הוא תכנון והצבת היעדים. 

תכנון הוא קביעה מראש, בצורה רציונלית, של היעד אותו ברצונך להשיג, וכיצד אתה מתכוון להגיע אליו.

על מנת לאפשר את התכנון צריך להתבצע תהליך מקדים של קביעת עדיפויות וקדימות. זהו תהליך של קבלת החלטות המתבסס על מידע שלם לגבי הפעילויות, המטלות והמשימות השונות.

 

לכל פעילות, מטלה ומשימה יש לנהל תהליך בקרה לביצועה. תהליך זה צריך לכלול תאריך רישום קבלת/התחלת הטיפול במשימה, תאור המשימה, מועד יעד להשלמת הטיפול במשימה, גורמים מטפלים, קשר ותלויות במשימות אחרות.

השקעת זמן בתכנון – חסכון זמן בבצוע

תהליך תכנון והצבת יעדים

  1. החלט על יעד (חשוב/דחוף)
  2. רשום פעילויות מפתח להשגתו
  3. תאר תוצאות ניתנות למדידה של כל פעילות
  4. בדוק את היעד כנגד הפעילויות והתוצאות
  5. ארגן את הפעילויות לפי סדר ביצוען
  6. החלט על המשאבים הדרושים לבצוע הפעילויות
  7. הצב את הפעילויות במסגרת זמן ותאריכי יעד.

כלים ושיטות לניהול הזמן

  1. בניהול זמן, רצוי בדרך כלל לטפל בבעיות דחופות באופן מיידי אחרת כל דחייה גורמת בסופו של דבר למצב שהולך ומחמיר.
  2. כשמנהל נאלץ לקחת עבודה הביתה, בערבים או בסופי שבוע, זהו סימן מובהק לניהול זמן כושל.
  3. תכנון חודשי ושבועי הוא דבר הכרחי בניהול תקין ואין זה נוגד את הטיעון כי מנהל חייב להכין לעצמו גם תכנון יומי.
  4. טיפול בפרוייקטים קטנים הנמצאים יותר נמוך בסולם העדיפות אינו מקדם את הפרויקטים הגדולים ואינו מביא לרווח זמן כלל.
  5. קביעת מועדי גמר צפופים, אפילו אם הם ריאליים, אינה נוהג רצוי. הפרעות ותקלות שונות מביאות בסופו של דבר לאיחורים, דבר הגורם למתח ועגמת נפש מיותרת.
  6. אחת הדרכים הטובות ביותר להרוויח זמן הוא לומר “לא”, ולא להסתבך עם בעיות שאפשר להתעלם מהן, לדחות אותן או להעבירן לאחרים.
  7. את יום העבודה כדאי להתחיל עם משימות מסובכות שדורשות זמן, מחשבה וניתוח מעמיק.
  8. יש לדרג לפי סדר עדיפות את כל המשימות שעומדות על הפרק ולטפל בהן אחת אחרי השניה, לפי הקדימות שנקבעה. לפי גישה זאת, אם משימה נשארה ללא טיפול זה בדרך כלל סימן שהיא פחות חשובה.
  9. מנהלים בדרגים גבוהים מבזבזים זמן כמו (ואף יותר) ממנהלים בדרגים הנמוכים יותר.
  10. למרות שיום עבודה של המנהל גדוש באירועים ומצבים בלתי צפויים, רשימה של “דברים לביצוע” הוא צורך הכרחי.
  11. בדרך כלל משימות חשובותצריכות לקבל עדיפות טיפול על-פני משימות דחופות ובלתי דחופות.
  12. לא רצוי לתת עדיפות גבוהה לעבודות קטנות כדי לסיימן מהר ולהורידן מסדר היום.
  13. הדבר החשוב ביותר בניהול זמן אפקטיבי, הוא קביעת סדר עדיפויות מוצלח.
  14. הצהרות כגון “זה לוקח רק רגע ” או “זה לא ייקח הרבה זמן” מביאות לגזלת זמן בלתי מבוקר.

השיטה בניהול אפקטיבי של הזמן מבוססת על תהליך קבלת החלטות על-פי מטריצת החשיבות/דחיפות בכל שלב בו הנך נימצא

.

 

אמור לא

בנה ואמץ יכולת לומר “לא”.

ניהול לפי חריגים

נקוט בעת הצורך שיטת ניהול לפי חריגים. בהתאם לשיטה זו יש לדווח לממונים האחראים רק על סטיות משמעותיות בבצוע (לעומת התכנון), וזאת כדי לשמר את זמנו, כישוריו ויכולתו לטפל בנושאים החשובים ביותר.

 

**הצבת יעדים: מה שחשוב הוא מידת החשיבות ולא מידת הדחיפות

לאחר מכן למצוא את הזמן, לבחון את הבעיות שאנחנו נתקלים בהם

יעד, פעולות תוצאות, ארגון הפעילויות לפי סדר, להחליט על משאבים, למצוא זמן ותאריך יעד

 

20 מאמץ 80 תוצאות

מטריצה של חשוב ודחוף

גורמים לניהול זמן – חיצוניים פנימיים ואנושיים שמשפיעים על ניהול זמן:

 

עריכת הסיכום

iw עִבְרִית
X