ניהול זמן

סיכום שיעור 4

noakind

noakind

פרטי הסיכום

קורס: ניהול זמן

מספר השיעור: 4

סיכום השיעור

שיעור מספר 4

בין גבר לאישה נוצר בין 4 שניות ל 10 שניות שלי בין סטנדאפיסט לקהל נוצר בין 7 שניות לדקה וחצי.

האם הזמן מנהל אותנו או שאנחנו מנהלים את הזמן?

המטרה של הקורס זה מדריך שדן בנושה של ניהול זמן להציג את העקרונות והטכניקושל של ניהול משימות שונות באמצעות משאב שנקרא הזמן. זה נותן לנו גם עקרונות/ כלים / שיטות לניצול יעיל

גזלני זמן, ניהול ישיבות, קביעת עדיפויות, תכנון והצבת יעדים.

הזמן הוא אחד המשאבים לנהל את חיינו היומיומיים. יש בפנינו המון מטלות ומשימות והקורס נועד להנחות אותנו איך לנהל את הזמן בצורה יעילה.

גזלני זמן- איך להתמודד איתם איך להקטין אותם. פגישות- הרגלים. גם לשנות הרגלים כדי לנצל יותר טוב את הזמן.

כל הנושא של ניהול זמן זה בתוך לתהליך של קבלת החלטות ולכן בשונה ממשאב כוח אדם או משאב של תקציב הזמן הוא גודל קבוע ולא ניתן לשינוי. הזמן הוא נתון ובמסגרת התחום שלו אנחנו צריכים לנהל איך להשתמש בו יכולים לשנות פעילויות אבל לא את הזמן. זהו משאב שיש לנו במידה שווה לכולנו. אם אנחנו לא מנהלים את הזמן תהיה לנו בעיה.

 

הוכח שבמידה ולא נחנו מ 21 בערב המוח של האדם עייף והוא פחות אפקטיבי לקליטה לכן אם אנחנו לומדים בערב רצוי שננוח לפני איזה שעתיים כי אם אנחנו אחרי יום עבודה וכל מטלות היום וישבנו ללמוד אנחנו עלולים להיות לא מרוכזים, לכן חשוב שלהבין את הנקודה הזאת לתכנן הפסקות. בגוגל נותנים לעובדים הרבה זמן הפסקה כי הם עובדים הרבה שעות.

 

  1. אין לנו רצון לעשות שינוי ואנחנו לא רוצים לקבל עזרה
  2. התארגנות ותכנון- קשה להתארגן בזמן ולתכנן את הזמן. אנשים לא רגילים לרשום כל דבר נגיד אצל דייטאן שאומר לכתוב את האוכל שאוכלים במהלך היום.

 

כלל פארטו- כלל לניהול זמן, כלכלן איטלקי שכתב עליב 1895, הבחין שאנשים בחברה שלו נחלקים למיעוט החיוני. גילה שכל הפעילות הכלכלים היא לפי ה 20 80

20% מהפעילויות שלנו אחראיים ל 80% מהעשייה שלנו.

אנחנו חייבים לסרב בנחישות לעבוד על המשימות של ה 80% התחתונים לפני שסיימנו את ה 20% העליונים.

אם יש לנו רשימה

ניהול זמן הפירוש שלו הוא לשלוט על הצעד הבא שלנו. המפתח להצלחה שלנו הוא היכולת שלנו לבחור בין המשימות הפחות חשובות לבין המשימות החשובות ולכן אנשם יעילים ופרודוקטיבים הם מכשירים את עצמם להתחיל כל הזמן במשימה הקשה יותר ככה דרך הפעולה שלנו צריכה להיות. לערוך רשימה של כל הפעילויות והפרויקטים והמחויבויות להתחיל בדברים קצרי מועד ואנחנו חייבים לרשום יזה מהדברים יכולים להיות ברשימה של ה 10-20% העליונים.

אנחנו משקיעים זמן בדברים פחות חשובים ואנחנו נותנים להם לסחוף אותנו.

כלל פארטו- כלל לניהול זמן, כלכלן איטלקי שכתב עליב 1895, הבחין שאנשים בחברה שלו נחלקים למיעוט החיוני. גילה שכל הפעילות הכלכלים היא לפי ה 20 80

20% מהפעילויות שלנו אחראיים ל 80% מהעשייה שלנו.

אנחנו חייבים לסרב בנחישות לעבוד על המשימות של ה 80% התחתונים לפני שסיימנו את ה 20% העליונים.

אם יש לנו רשימה

ניהול זמן הפירוש שלו הוא לשלוט על הצעד הבא שלנו. המפתח להצלחה שלנו הוא היכולת שלנו לבחור בין המשימות הפחות חשובות לבין המשימות החשובות ולכן אנשם יעילים ופרודוקטיבים הם מכשירים את עצמם להתחיל כל הזמן במשימה הקשה יותר ככה דרך הפעולה שלנו צריכה להיות. לערוך רשימה של כל הפעילויות והפרויקטים והמחויבויות להתחיל בדברים קצרי מועד ואנחנו חייבים לרשום יזה מהדברים יכולים להיות ברשימה של ה 10-20% העליונים.

אנחנו משקיעים זמן בדברים פחות חשובים ואנחנו נותנים להם לסחוף אותנו.

 

 

תכנון והצבת יעדים

הגורם המוביל בשיקול הדעת הוא מידת החשיבות ולא מידת הדחיפות.

הבסיס לניהול אפקטיבי של זמן, הן בניהול משימות, Task Management, והן בניהול פרוייקטים, Project Management, בעבודה ו/או במסגרת הצרכים האישיים הוא תכנון והצבת היעדים.

 

תכנון הוא קביעה מראש, בצורה רציונלית, של היעד אותו ברצונך להשיג, וכיצד אתה מתכוון להגיע אליו.

 

השאלות המובילות אותנו הן:

 

  • לאן הולך הזמן העומד לרשותנו?

 

  • מהן הבעיות בהן אנו נתקלים?

 

  • מהן הסיבות לבעיות אלו?

 

 

על מנת לאפשר את התכנון צריך להתבצע תהליך מקדים של קביעת עדיפויות וקדימות. זהו תהליך של קבלת החלטות המתבסס על מידע שלם לגבי הפעילויות, המטלות והמשימות השונות.

לכל פעילות, מטלה ומשימה יש לנהל תהליך בקרה לביצועה. תהליך זה צריך לכלול תאריך רישום קבלת/התחלת הטיפול במשימה, תאור המשימה, מועד יעד להשלמת הטיפול במשימה, גורמים מטפלים, קשר ותלויות במשימות אחרות.

 

השקעת זמן בתכנון – חסכון זמן בבצוע

 

תהליך תכנון והצבת יעדים

 

  1. החלט על יעד (חשוב/דחוף)

 

  1. רשום פעילויות מפתח להשגתו

 

  1. תאר תוצאות ניתנות למדידה של כל פעילות

 

  1. בדוק את היעד כנגד הפעילויות והתוצאות

 

  1. ארגן את הפעילויות לפי סדר ביצוען

 

  1. החלט על המשאבים הדרושים לבצוע הפעילויות

 

  1. הצב את הפעילויות במסגרת זמן ותאריכי יעד.

 

כלים ושיטות לניהול הזמן

הקדמה – כללי

בטרם יפורטו הכלים והשיטות לניהול זמן, מובאים להלן מספר טיעונים בהקשר זה:

 

 

 

  1. בניהול זמן, רצוי בדרך כלל לטפל בבעיות דחופות באופן מיידי אחרת כל דחייה גורמת בסופו של דבר למצב שהולך ומחמיר.

 

  1. כשמנהל נאלץ לקחת עבודה הביתה, בערבים או בסופי שבוע, זהו סימן מובהק לניהול זמן כושל.

 

  1. תכנון חודשי ושבועי הוא דבר הכרחי בניהול תקין ואין זה נוגד את הטיעון כי מנהל חייב להכין לעצמו גם תכנון יומי.

 

  1. טיפול בפרוייקטים קטנים הנמצאים יותר נמוך בסולם העדיפות אינו מקדם את הפרויקטים הגדולים ואינו מביא לרווח זמן כלל.

 

  1. קביעת מועדי גמר צפופים, אפילו אם הם ריאליים, אינה נוהג רצוי. הפרעות ותקלות שונות מביאות בסופו של דבר לאיחורים, דבר הגורם למתח ועגמת נפש מיותרת.

 

  1. אחת הדרכים הטובות ביותר להרוויח זמן הוא לומר “לא”, ולא להסתבך עם בעיות שאפשר להתעלם מהן, לדחות אותן או להעבירן לאחרים.

 

  1. את יום העבודה כדאי להתחיל עם משימות מסובכות שדורשות זמן, מחשבה וניתוח מעמיק.

 

  1. יש לדרג לפי סדר עדיפות את כל המשימות שעומדות על הפרק ולטפל בהן אחת אחרי השניה, לפי הקדימות שנקבעה. לפי גישה זאת, אם משימה נשארה ללא טיפול זה בדרך כלל סימן שהיא פחות חשובה.

 

  1. מנהלים בדרגים גבוהים מבזבזים זמן כמו (ואף יותר) ממנהלים בדרגים הנמוכים יותר.

 

  1. למרות שיום עבודה של המנהל גדוש באירועים ומצבים בלתי צפויים, רשימה של “דברים לביצוע” הוא צורך הכרחי.

 

  1. בדרך כלל משימות חשובות צריכות לקבל עדיפות טיפול על-פני משימות דחופות ובלתי דחופות.

 

  1. לא רצוי לתת עדיפות גבוהה לעבודות קטנות כדי לסיימן מהר ולהורידן מסדר היום.

 

  1. הדבר החשוב ביותר בניהול זמן אפקטיבי, הוא קביעת סדר עדיפויות מוצלח.

 

  1. הצהרות כגון “זה לוקח רק רגע ” או “זה לא ייקח הרבה זמן” מביאות לגזלת זמן בלתי מבוקר.

 

 

 

 

 

 

השיטה בניהול אפקטיבי של הזמן מבוססת על תהליך קבלת החלטות על-פי מטריצת החשיבות/דחיפות בכל שלב בו הנך נימצא

 

עריכת הסיכום

iw עִבְרִית
X