ניהול זמן

סיכום שיעור 5

Talyas

Talyas

פרטי הסיכום

קורס: ניהול זמן

מספר השיעור: 5

סיכום השיעור

ניהול זמן סיכום שיעור מס’ 5

תכנון הזמן

הזמן- השינויים בזמן הם בקצב אדיר, ניהול זמן הוא לא רק עניין של טכניקה.

ניהול נכון של הזמן חייב להיות גם בגזרה הכוללת של החיים כגון:

יצירת קשרים חברתיים, משפחה

  • מצב רגשי- מה מצבי הרגשי בזמן שבו אני מנהל את הפעולות והזמן שמוקדש להם – מצב נפשי יכול מאוד להשפיע על ניהול הזמן כאשר אני במצב נפי ירוד או מצב רוח לא טוב זה יכול להשפיע בצורה שלילית על התפקוד שלנו ויש לא גורם משפיע מאוד בזמן ובתפקוד העבודה שלנו.

 

  • האנרגיה וגם הרגשות משפיעים מאוד – מצב רוח חיובי (הרגשה/ אנרגיה) גם לפני היהדות משפיעות על פעולות השרירים שלנו

 

  • לא ניתן להתחיל יום עבודה או שבוע עבודה בלי לתכנן אותו מראש.

 

תרבות אירגונית

תרבות ארגונית הוא מונח כולל המגדיר את הערכים, החשיבות, התמורה, האמונה, הנורמות והמנהגים הקיימים בארגונים. התרבות הארגונית כוללת הן את הרובד הגלוי של ערכי הארגון, חפצים המייצגים את הערכים והתפיסות של הארגון, דברים חיצוניים ומוחשיים כגון לבוששפהסמלים ומיתוסים (אלו הם הדברים הראשונים בהם נתקלים אנשים חדשים המגיעים לארגון, וכך מבינים איך להתנהג בו); והן את הרובד הסמוי, התשתית הנורמטיבית שעליה בנויים הרבדים הגלויים, שכולל את הנחות היסוד, הערכים החברתיים ונורמות ההתנהגות הנהוגים בארגון.

 

עקרונות חיוניים בניהול הישיבה

  1. נושא הישיבה ומי מסכם אותה.
  2. הגדרת מסגרת הזמן- רצוי לחלק את הזמן לשלבים שונים כגון: הקצאת זמן לכל נושא ונושא בישיבה.
  3. נתונים- להגיע לישיבה מוכנים עם עובדות ונתונים.
  4. הקשבה ומיקוד רק בנושא עצמו
  5. פתיחות לרעיונות חדשים

סדרי עדיפות

  • סדר עדיפות של העניינים גם חשובים וגם דחופים, חשוב להגיע בישיבה לנושאים החשובים ולא לבזבז את רוב הזמן בביצוע המשימות הדחופות.
  • דבר ששמת בצד או דחינו למועד מאוחר יותר זה רק יהיה יותר חמור
  • סדרי עדיפות של עניינים חשובים ולא דחופים:

פעולות מניע, פעולות פרואקטיביות, פעולות לשימור או לשיפור, יכולות הייצור או השירות, בניית מערכת ייחוס כלכלי, שיוון הזדמנויות, בניית חזון ואסטרטגיה, תכנון ועוד…

 

  • פעולות לא חשובות אין דחופות
  • פעולות שאינן דחופות ואינן חשובות – “בזבוז זמן לשמו”– טלפון, מדיה, הפסקות עישון, שיחות סרק בטלפון.

 

שיפור של תהליך עבודה

  • הצעות ייעול- מראה שאני חלק מתהליך העבודה
  • בניית רעיונות חדשים- טכנולוגיה חדשה, עבודה מהבית חיסכון בעליות כגון פקקים בדרכים חוסך זמן יקר
  • הארגון משקיע המון משאבים שנותן תוצאות מסוימות בפיתוח עובדים – יותר או פחות עובדים.
  • רוטציות- פותח דלתות לדברים חדשים בעבודה לחבריות חדשות, למידה מאוד רחבה ודחופה, רוטציה גורמת להתרעננות.
  • לחץ ודוחק- התמקדות במטרה בבניית החזון להיות פחות לחוץ בזמן
  • פרואקטיבי – בהתנהגות ארגונית, פרואקטיביותאו התנהגות פרואקטיבית של אדם מתייחסת להתנהגות שהוא יוזם, ושמובילה אותו לשינוי במצבים שונים בחיים, למשל במקום העבודה. במקום העבודה, התנהגות פרו אקטיבית מובילה לכך שאין צורך לבקש מהעובדים הפרואקטיביים לפעול מאחר שהם פועלים עוד בטרם שנתבקשו. כמו כן אין צורך לתת להם הוראות מפורטות יתר על המידה על מנת שיפעלו.

התנהגות פרואקטיבית יכולה להיות משולבת בתכונות נוספות שיבואו לידי ביטוי ומיומנויות נחוצות בעבודה, למשל מילוי הדרישות הרצויות בתפקיד מסוים, התאמה אדפטיבית לתפקיד, הצלחה בהתמודדות עם שינויים בארגון ותמיכה בשינויים שיוזמים עובדים אחרים בארגון. תכונת ההתאמה האדפטיבית לביצוע התפקיד יכולה לסייע בהכלת השינוי, בעוד שהפרואקטיביות של אדם תעודד אותו גם לבצע שינויים.

 

  • רִיאַקְטִיבִי – מגיב למצב ולא יוזם אותו

 

האצלת סמכויות

רבים מאתנו מתמודדים יום יום שעה שעה עם כמות משימות גבוהה, ושואלים את עצמנו, כיצד נוכל לעמוד בעומס הרב שהוטל עלינו.
חלקנו מנסים להתמודד עם המצב בעזרת כלים שונים לניהול זמן (אגב- המונח “ניהול זמן” אינו נכון, לא ניתן לנהל את הזמן, המונח הנכון הוא ניהול אישי על פני מישור הזמן*)
רבים חושבים, כי האצלת סמכויות גוזלת זמן ומאמצים רבים מדי, הצורך להכשיר את העובד, להסביר לו כיצד לבצע את העבודה וכדומה, יגזלו יותר מדי זמן, ולכן עדיף כבר לבצע את העבודה בעצמנו.
דעה נוספת היא כי אם נעביר סמכויות לאחרים, הם לא יעשו את העבודה באותה איכות כמונו, וחשוב לנו שעבודה תתבצע טוב ,וכן כדאי שאנו כבר נעשה אותה.

האמת שהאצלת סמכויות אפקטיבית היא פעילות מינוף אדירה הן למנהל והן לארגון, המאפשרת למנהל להשקיע משאבים ואנרגיות בפעילויות עתירות תשואה נוספות.

מתי משתמשים בהאצלת סמכויות
ישנם מקרים רבים שבהם כדאי להשתמש בהאצלת סמכויות:

  • כשאין באפשרותנו לבצע את תפקידנו בפועל, כלומר אנו “נבצרים” לבצע את תפקידנו, אולם “נבצרות” זו היא זמנית בלבד (נשמע מוכר?), למשל כשאנו יוצאים לחופשה (חופשת לידה, חופשת קיץ). בתקופה זו אנו מעבירים את סמכויות התפקיד לקולגה או עובד, אבל ברור שכאשר אנחנו חוזרים לפעילות, כל הסמכויות חוזרות אלינו.
  • כשאנחנו עמוסים ולא מצליחים לבצע את כל משימותינו, זו הזדמנות נפלאה לבחון את האפשרות להאציל סמכויות לאחרים.
  • כשאנחנו מעוניינים כמנהלים לבדוק אפשרות לקידום (פורמאלי או מקצועי) של עובד, ולאפשר לו “הוכחת יכולת” לפני כן. במקרים כאלו נבקש ממנו לבצע תפקיד מורכב או תפקיד ניהולי, ונאציל לו כמה מהסמכויות שלנו לצורך מימוש תפקידו. העובד יבצע את התפקיד תוך שימוש בסמכויות שנתנו לו לפרק זמן שנקבע (עד לסיום המשימות או עד שנחליט שהוא הוכיח יכולות) ואז נוכל לקבל החלטות האם לקדמו פורמאלית בארגון.
  • כשאין תקנים להוספת דרג ניהולי, אולם יש צורך בביצוע תפקיד ניהולי גם ללא התקן.
  • כשאנחנו כמנהלים מעוניינים להגביר מוטיבציה אצל אחד העובדים ולהניע אותו לפעילות.
  • ביטוי אמון בעובד.
  • בדיקת האפשרות לעבור מניהול מרוכז לניהול מבוזר לפני קבלת החלטה פורמאלית.

בידול הצטיינות

כדי לנצל בצורה מקסימלית את זמן העבודה והיעילות העובד חייב בארגון “לבדל” את המצוינים, אסור שבארגון יהיה מצב שהטבות של אנשים בינוניים יהיו כמו הטבות של המצוינים.

מנהל טוב צריך לדעת את החזקות  של כל אחד מהצוות שלו

בלת”מ- בלתי מתוכנן

כל מנהל צריך להשאיר זמן פנוי בין 7 ל 10 שעות שבועיות לדברים בלתי מתוכננים.

 

 

עריכת הסיכום

iw עִבְרִית
X