ניהול זמן

סיכום שיעור 5

malak mass fadela

malak mass fadela

פרטי הסיכום

קורס: ניהול זמן

מספר השיעור: 5

סיכום השיעור

 

סיכום שיעור 5

01-04-2021

 

תכנון וניהול זמן

ניהול זמן הוא לא רק עניין של טכניקה וניהול נכון של הזמן יכול להיות מושפע מהרבה גורמים בחיים שלנו.

לדוגמה:

יצירת קשרים חברתיים כולל זמן לעצמנו עם חברים ומשפחה

  • מצב רגשי- מה מצבי הרגשי בזמן שבו אני מנהל את הפעולות והזמן שמוקדש להם – מצב רוח ירוד ואינו עליז משפיע לרעה על האופן בו אנו מנהלים את הזמן שלנו ואת התפוקות שלנו.
  • האנרגיה וגם הרגשות משפיעים מאוד –לאנרגיה יש השפעה רבה אפילו ברמה של השפעה ישירה על השרירים שלנו וככה אנחנו יכולים להיות יותר פעילים יותר פרודוקטיבים.

 

המרצה ממליץ לעשות תכנון מראש לכל השבוע.

 

התרבות האירגונית

תרבות ארגונית הוא מונח כולל המגדיר את ערכים , הנורמות , האמונה הפעולות שקיימים בארגון. היא כוללת את ערכי הארגון והאני המאמין שלו , תפיסה של המנהלים סמלים מיתוסים ואפילו חפצים ודברים מוחשיים כמו לבוש שפה ציוד סמלים וכו.

בארגון חובה לשמור על נהלי עבודה יעילים בין היתר לנסות להימנע מגזלני זמן ולחלחל זאת לעובדים:

לדוגמה בעת קביעת ישיבות ופגישות עבודה:

  1. לקבוע מראש נושא הישיבה ומי מסכם אותה.
  2. הגדרת מסגרת הזמן- רצוי לחלק את הזמן לשלבים שונים כגון: הקצאת זמן לכל נושא ונושא בישיבה.
  3. הסדרת נתונים- להגיע לישיבה מוכנים עם עובדות ונתונים.
  4. הקשבה ומיקוד רק בנושא עצמו
  5. פתיחות ושקיפות לרעיונות חדשים

 

          על מנת לבצע ניהול תקין של הזמן יש גם לעשות סדר עדיפויות נכון של הדברים :

  • סדר עדיפות של העניינים גם חשובים וגם דחופים, חשוב להגיע בישיבה לנושאים החשובים ולא לבזבז את רוב הזמן בביצוע המשימות הדחופות.
  • להימנע מדחיית מטלות ומשימות כי דבר שדחינו בעצם יהפוך לחמור יותר ודחוף יותר בעת מאוחרת יותר
  • סדרי עדיפות של עניינים חשובים ולא דחופים:
  • פעולות מניע, פעולות פרואקטיביות, פעולות לשימור או לשיפור, יכולות הייצור או השירות, בניית מערכת ייחוס כלכלי, שיוון הזדמנויות, בניית חזון ואסטרטגיה.
  • פעולות שאינן דחופות ואינן חשובות – “בזבוז זמן”– טלפון, מדיה חברתית, הפסקות עישון …

בעניין העבודה ובמטרה לנצל את הזמן יש לבצע כל מיני דברים:

  • הצעות ייעול- מראה שאני חלק מתהליך העבודה ושותף
  • בניית רעיונות חדשים- טכנולוגיה חדשה, עבודה מהבית חיסכון בעלויות כגון פקקים בדרכים חוסך זמן יקר
  • הארגון משקיע המון משאבים שנותן תוצאות מסוימות בפיתוח עובדים – יותר או פחות עובדים.
  • רוטציות- פותח דלתות לדברים חדשים בעבודה לחבריות חדשות, למידה מאוד רחבה ודחופה, רוטציה גורמת להתרעננות וזה תורם להתמקצעות של שני הצדדים והרחבת אופקים.
  • לחץ ודחק- התמקדות במטרה בבניית החזון להיות פחות לחוץ בזמן ופחות להישחק
  • פרואקטיבי – בהתנהגות ארגונית, תכונה של אדם מתייחסת לך שהוא יוזם, ושמובילה אותו לשינוי במצבים שונים בחיים, למשל במקום העבודה. במקום העבודה, התנהגות פרו אקטיבית מובילה לכך שאין צורך לבקש מהעובדים הפרואקטיביים לפעול מאחר שהם פועלים עוד בטרם שנתבקשו. כמו כן אין צורך לתת להם הוראות מפורטות יתר על המידה על מנת שיפעלו. הם גם מחליטים גם עושים גם לוקחים אחריות.

התנהגות פרואקטיבית יכולה להיות משולבת בתכונות נוספות שיבואו לידי ביטוי ומיומנות בעבודה, למשל מילוי הדרישות הרצויות בתפקיד מסוים, התאמה אדפטיבית לתפקיד, הצלחה בהתמודדות עם שינויים בארגון ותמיכה בשינויים שיוזמים עובדים אחרים בארגון.

  • רִיאַקְטִיבִי – מגיב למצב ולא יוזם אותו בצד המנוהל ולא המנהל

 

האצלת סמכויות

ביום יום כאשר מורגש עומס רב הרבה מאתנו נשחקים וחלק מנסה למצוא פתרון
חלקנו מנסים להתמודד עם המצב בעזרת כלים שונים לניהול זמן (אגב- המונח “ניהול זמן” אינו נכון, לא ניתן לנהל את הזמן, המונח הנכון הוא ניהול אישי על פני מישור הזמן ככה אנחנו מנהלים את עצמנו טוב יותר ומפיקים את המרב מהזמן)
רבים חושבים, כי האצלת סמכויות גוזלת זמן ומאמצים רבים מדי, הצורך להכשיר את העובד, להסביר לו כיצד לבצע את העבודה וכדומה, יגזלו יותר מדי זמן, ולכן עדיף כבר לבצע את העבודה בעצמנו. דבר שאינו בהכרח נכון
דעה נוספת היא כי אם נעביר סמכויות לאחרים, הם לא יעשו את העבודה באותה איכות כמונו, פחות נסמוך על האחר.
האצלת סמכויות אפקטיבית היא פעילות מינוף אדירה הן למנהל והן לארגון, המאפשרת למנהל להשקיע משאבים ואנרגיות בפעילויות עתירות תשואה נוספות.

מתי ??? 
מתי נשתמש בהאצלת סמכויות:

  • כשאין באפשרותנו לבצע את תפקידנו בפועל, כלומר אנו “נבצרים” לבצע את תפקידנו, למשל כשאנו יוצאים לחופשה (חופשת לידה, חופשת קיץ). בתקופה זו אנו מעבירים את סמכויות התפקיד לקולגה או עובד
  • כשאנחנו עמוסים ולא מצליחים לבצע את כל משימותינו, זו הזדמנות נפלאה לבחון את האפשרות להאציל סמכויות לאחרים.
  • כשאנחנו מעוניינים כמנהלים לבדוק אפשרות לקידום (פורמאלי או מקצועי) של עובד, ולאפשר לו “הוכחת יכולת” לפני כן. במקרים כאלו נבקש ממנו לבצע תפקיד מורכב או תפקיד ניהולי, ונאציל לו כמה מהסמכויות שלנו לצורך מימוש תפקידו.
  • להגברת המוטיבציה בעובדים.
  • כדי לבטא אימון בעובדים ולהראות להם זאת

 

בידול הצטיינות

כדי לנצל בצורה מקסימלית את זמן העבודה והיעילות העובד , על הארגון “לבדל” את המצוינים, אסור שבארגון יהיה מצב שהטבות של אנשים בינוניים יהיו כמו הטבות של המצוינים. ולהפך.

לצ’פר את מי שעושה יותר טוב.

מנהל טוב צריך לדעת את החזקות  של כל אחד מהצוות שלו ולדעת לתת תמורה במילה בתגמול ועוד

בלת”מ- בלתי מתוכנן

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

עריכת הסיכום

iw עִבְרִית
X