ניהול זמן

סיכום שיעור 5

301651881

301651881

פרטי הסיכום

קורס: ניהול זמן

מספר השיעור: 5

סיכום השיעור

סיכום שיעור 5- 1/4/21

עובדיה כהן

אנחנו נמצאים בתקופה בה קצב השינויים הוא גדול מאוד- טכנולוגיות חדשות שמתפתחות, גלובליזם שהכניס שיטות שונות ותרבויות ניהוליות שונות למפעלים רב לאומיים ועוד. כשיש שינויים אנחנו נמצאים במצב פחות טוב לנהל את הזמן שלנו ולא מספיקה לדעת רק טכניקה לניהול זמן. אנחנו מונעים לא רק על ידי ידע אלא גם על ידי רגשות. המצב הרגשי- נפשי של האדם משפיע על ניהול הזמן שלו. כמה הוא מאמין בעצמו וביכולותיו? מה מצבו הרגשי בזמן שהוא מנהל את פעילויותיו ואת הזמן המוקדש להם? עלינו לדאוג להיות באנרגיות חיוביות על מנת להיות אפקטיביים. כשאנחנו מתנגדים או פועלים בניגוד לערכים שלנו אנחנו מאבדים אנרגיות. על מנת להיות אפקטיביים יש צורך בתכנון. יש אנשים שמרגישים נוח עם תכנון זמן ואחרים נרתעים ממנו.

מספר נושאים עליהם עלינו לשים דגש על מנת לנהל את הזמן שלנו בעבודה בצורה יעילה:

ניהול ישיבות- ישיבות הן אחת מגזלני הזמן הגדולים בארגונים. ישנן מספר טכניקות שאנו יכולים לנקוט שיסייעו לנו לנהל את העבודה בצורה אפקטיבית יותר. למשל, הצבת מטרות לישיבה, הכנת המשתתפים מראש לישיבה- להסביר מה נושא הישיבה ועם איזה חומרים ונתונים אנו מצפים שיגיעו. להגדיר את מסגרת הישיבה- מהי מסגרת הזמן ומי אחראי שנעמוד בזמן המוגדר, מי מסכם את הישיבה, בזמן הישיבה מיקוד בנושא עצמו מבלי לזלוג לנושאים אחרים ובנוסף פיתוח וטיפוח הקשבה ופתיחות לרעיונות חדשים.

האצלת סמכויות- אם יש דברים שאני לא חייבת לעשות אותם בעצמי, כדאי להאציל את הסמכות על אחרים ולהשאיר בידנו את הדברים שרק אנחנו יכולים לעשות אותם. זו גם תהיה הזדמנות עבור האחרים להוכיח את עצמם ולתרום למשימה הכוללת כך שיכול להיות שהם יעשו את זה אפילו טוב מאיתנו. כך מתפנה למנהל זמן לעסוק בליבת העבודה והארגון.

תכנון זמן יכול להיות ברמה שבועית או יומית- בתחילת השבוע לתכנן את הזמן לשבוע הקרוב. מה יהיה בתכנון הזמן הזה? נתעדף משימות חשובות, לא נעבוד לפי דחוף (יחס של 15% בין דחוף לחשוב). גם בין המשימות החשובות יש כאלו בעלות חשיבות גבוהה יותר. כשאתה מתייג את כל המשימות כדחוף זה מוביל ללחץ, כעס, תסכול. התנהלות כזו נובעת מדחיינות. למה עדיין נותרו 15% של משימות דחופות? כי אלו משימות שתמיד יהיו לנו בחיים, עדיין צריך ש-85% מהזמן יהיו הדברים החשובים. דברים דחופים לצבוע באדום ביומן. דברים חשובים לצבוע בצבע אחר. נניח שלאורך זמן אנחנו מזהים שנשאר לנו הרבה מקום ביומן, במקרה כזה נוכל להתחיל לעבוד על דברים שעד כה לא נגענו בהם בעיקר בקרות, תכנון ועוד.

גורם נוסף שמפריע לעבודה אפקטיבית הוא סביבת עבודה לא פונקציונלית למשל, סביבה בה קיימים מרחקים גדולים בין המשרד שלי לבין האמצעים הטכנולוגיים הנחוצים לי לביצוע העבודה. סביבה כזו גורמת ללחץ ועומס ולכן חשוב שתהיה סביבת עבודה פונקציונלית, חדשנית.

 

עריכת הסיכום

iw עִבְרִית
X