ניהול זמן

סיכום שיעור 6

shamsa

shamsa

פרטי הסיכום

קורס: ניהול זמן

מספר השיעור: 6

סיכום השיעור

2.4.2021

שמס עזאם 035994599

שיפור/ ניצול הזמן

מחולק לשניים- תרבות הארגונית וגם הטכניקה

  1. האצלת סמכויות
  2. ניהול ישיבות- זולל זמן חבל על הזמן כי אנו לא מספיק אסרטיביים להגיד את הדברים ונוטים לקבל סמכויות אבל צריך לערב את דעתינו וגם זה חשוב ולא רק דעתו של המנהל.
  3. טכניקות חשובות בישיבות- מעבר לתרבות ארגונית שצריכה לשתף, להצמיח אנשים, לא לשמור לעצמינו מידע. בישיבה יש סיעור מוחות וזה זמן טוב להתבטא. ואם יש אנשים שלא מתבטאים אז הארגון מפסיק.
  4. טכניקות ניהול ישיבה
  • להקציב זמנים
  • ללשים מישהו שאחראי על סיכום
  • להוציא מסמך מקדים
  • האם זה חיוני לאותו אדם להגיע לישיבה

הטכניקה חשובה אבל קודם כל תרבות ארגונית – סיעור מוחות, לתת כבוד למומחים שמביאים את דבר השטח, המנהל לא יודע מה צרכי הלקוח שמשתנים וזיהו עולם של שינוי.

חשוב להביא אנשים מהשטח לישיבות ולתת להם לדבר

למנהל יש ערך מוסך בבקרות

חייב ליידי ביטוי על ידי אנשי השטח

אם הכנסנו את החשוב והדחוף ויש הרבה דברים ריקים  ביומן אז אני יכול להגיד על עולם העבודה:

  1. פנינו זמן שמופנה דברים שלא עשינו ובעזרת זהה שעשינו אותנו נצמצם פיגורים- יותר תכנון יותר בקרות, לקחת דברים מההנהלה דברים שההנהלה נתנה אולם לא היה לי זמן לעשות.
  2. בתוך הזמן שחקרנו אותו ומצאנו דברים כמו – זוללי זמן, איך ניהלתי את הישיבה, איך הצלחתי להיפר מנייס וייב, מה חשוב ומה דחוף, איך אני מנהל את המייל.
  3. המטרה שיתפנה יותר זמן לבית ולעבודה ושניגע בדברים החשובים.
  4. אנו נותנים דין וחשבון כל דקה ללקוחות/ הציבור- אנו עובדי הציבור שהגענו לתפקיד ולכן גם התקשיר אומר שעליינו לנהל את המשאב בצורה מוסכלת.

האצלת סמכויות- התייחסות המרצה

  • האצלת סמכויות פשוטה בתפקידים פשוטים (האחריות אצל המנהל)- אומרים לעובד איך לעשות ומה לעשות. איך לעשות ומה לעשות ונותנים הוראות איך לבצע זאת בלי שתהיה שיקול דעת לעובד.

לא לשכוח שיש חיים מעבר לעבודה

לא לשכוח!!- עם כל העומס שמצטבר לנו בעבודה לא להזניח את הפן החברתי .

“מי שאין זמן לחברים כאשר יהיה לו זמן לא יהיו לו חברים”.

גם בעתות לחץ, חשוב להרים טלפון להתעניין בשלום חברנו ולקבוע פגישות  כדי שלא נישכח שמעבר לעבודה יש גם עולם  חברתי –וזה גם מצויין לקשרים בעתיד!!! (לספר על יעקב רז).

 חלק מהזמן צריך להיות מפונה למשפחה ולא רק לחברים

והכי חשוב!!משפחה-  גם בזמנים הלחוצים ביותר אין להזניח את המשפחה.

המשפחה הינה מקור כוחנו והבסיס ממנו אנו יוצאים לעבודת יומנו.

לכן מומלץ שניקבע זמנים קבועים במהלך היום בהם ניצור קשר ונגלה מעורבות בכל הקורה בחוג המשפחה

 לקחת חופשה מידי פעם

החופשה עושה נפלאות-מ איזה מחשבות יש לנו בחופשה על החיים וסדרי העדיפויות בהם.

מדובר בזמן איכות שאם נדע לנצלו כראי, אז נמלא את המצברים ונגיע לעבודה מאוזנים יותר ומסוגלים לנהל את זמננו ביתר יעילות.

כעס, שנאה וחרדה- שקף 100- לדאוג לבריאות הנפש

שליטה ברגשות כמו כעס, שנאה וחרדה

מי שעוסק כל העת בפוליטיקה הארגונית ונמצא בחרדה מתמדת  באשר למעמדו בארגון והצלחותיו או כישלונותיו למול “יריביו” לא יוכל בשיקול דעת ורוגע לנהל את זמנו –וכל הזמן יהיה טרוד ולא  מאוזן בהחלטותיו /שיקוליו.

 

תקשרים אליכם בכל רגע נתון או מגיעים לחדרכם להתייעצות באופן מפתיע? המירו את השיחות האקראיות בפגישות מסודרות ומתואמות מראש והימנעו משיחות מסדרון.

אם יש לכם פגישות מחוץ למשרד – נהלו את היומן כך שפגישות באזורים סמוכים יתואמו לאותו היום, ברצף.

ייצור צבירת אנרגיה על מנת להתמודד עם כלל המטלות

איך מייצרים אנרגיה?

בני האדם ממלאים את מאגר האנרגיה שלהם מארבעה מקורות שונים: פיזי, רגשי, שכלי ורוחני. הנה כמה טיפים עבור כל אחד מהם.

 

  1. אנרגיה פיזית: 7-8 שעות שינה בלילה הן בעדיפות עליונה, על אף האמור רובנו נוותר על שעת שינה כדי להספיק עוד משהו. שינה היא משהו בסיסי ומשמעותי ביותר לקיום הפיזי שלנו. שינה טובה מבטיחה יעילות גבוהה, מה שגורם להספק גבוה.
  2. ביטחון ותחושת ערך (רגשי): כשמצב הרוח שלנו טוב, אנחנו מבצעים משימות ביעילות רבה יותר. דרך לשמור על מצב רוח מרומם, היא להשתמש בהרבה אופטימיות -מצב הרוח ישתנה הפסימיות פוגעת ביכולות שלנו ובמצב הריכוז

כיבוי אש יש להם פסיכולוג עבור העובדים שמלוים אותם- העובד חש שהארגון שם בשבילם, שהוא.

ניתוח ההשוואה בין הזמן היומי / שבועי הנדרש למשימות למול זמן העבודה

סך שעות העבודה שיש לך  גבוה מסך שעות המשימות

 כדאי לוודא שאכן כתבתם את כל המשימות. – יש לעקוב מקרוב ולהשוות בין טבלת המשימות לבין המשימות בפועל.

להרחיב זמן לשבת ולחשוב- להיפגש עם מישהו מעולה שעבר לתחום אחר ועבד אצלינו.

מה קורה סך שעות המשימות גבוה מסך שעות העבודה:

תחושותיכם אודות העומס מקבלות “אישור”.

השלב הבא הוא להתמודד עם תיעדוף נוסף של  משימות באמצעות האצלת סמכויות, ובמידת האפשרות והצורך – שיתוף המנהל הישיר בתוצאות שקיבלת לצורך חלוקה שונה של המשימות.

ייתכן שמשימות רבות כלל לא חשובות או יש יותר מידי בלת”מ וזמן שמנוצל באי יעילות

הארגון המצוין מתייחס לזמן כאל משאב יקר

  1. בארגונים מצוינים עושים את הדבר הנכון ביותר כבר בפעם הראשונה.
  2. הזמן עבורם הוא משאב יקר והארגון מתייחס אליו בכבוד ועושה הכל כדי לנצלו בצורה הטובה ביותר
  3. מפתח עובדים להיות מצוינים ופורחים-הדרכות,ערכי מצוינות,מפתח אחריות אישית
  4. כשהעובד מחובר לארגון הוא מתייחס בכבוד לזמנו שכן זמן זה כסף!!
  5. בארגון מצוין הרבה סמכויות עוברים לעובדים והמנהל לא תקוע עם המון מטלות ומעט זמן!!

עובד מקצועי – למבחן- שעושה בפעם הראשונה את הדבר הכי נכון ושם לב שהמשימה היא חשובה.

מיקרו ניהול

מיקרו-ניהול -מתייחס לאופן ניהול שמתקשה להאציל סמכויות ומתעקש לרדת לפרטי פרטים עם שליטה מופרזת(בא מחוסר ביטחון/ניסיון/תרבות ניהולית ריכוזית)

מנהל טוב מגדיר את מטרות תהליך העבודה ואת עקרונותיו, מתאם בין עובדיו השונים, פותר בעיות, מאציל סמכויות ומפקח על חלוקת העבודה ומבקר על רמת הביצועים.

המיקרו-מנהל יתעקש להיות בקיא בכל שלב משלבי התהליך. הוא יתערב בכל החלטה שמתקבלת, ישתתף בכל דיון או פגישה ובאופן כללי ישאף להיות במרכז העניינים בכל רגע נתון.

מבזבז המון זמן על עשייה שיכולה להימסר לעובדיו או לאחרים-יורד לפרטי  פרטים בלי ראייה כוללת!!

הערה של המרצה: ארגון כזה ללא יקח מנהל עם ראש גדול שרוצה לשים מומחה תוכן ולכן לא יקחו מנהל כזה שלא מתאים לארגון.

העובדים רוצים שיסמכו עליו שיעבירו לו סמכויות והמיקרו ניהול לא מתאים היום.

שקף 118- המנהל ישקיע ומעצים את העובדים המצוינים

העומס חייב להתחלק נכון בין העובדים- זיהו מצב לא רצוי

  1. אין טעם להשקיע בעובדים שאינם מתאימים

הלימוד ,ההסבר והטעויות שיעשו יעבירו אל המנהל ושאר חברי הצוות המון זמן!!עובדים שחוקים  ולא מיומנים יפילו את העומס כולו על חבריהם!!

 

עריכת הסיכום

iw עִבְרִית
X