ניהול זמן

סיכום שיעור 1

ortalasulin

ortalasulin

פרטי הסיכום

קורס: ניהול זמן

מספר השיעור: 1

סיכום השיעור

ניהול זמן הוא תהליך של תכנון והפעלת שליטה מודעת על זמן שהוקדש לפעילויות ספציפיות ונועד במיוחד להגברת היעילות והפרודוקטיביות. דבר זה כרוך בתמרון והתמודדות עם דרישות שונות ביחס לאדם הנוגעות לעבודהלחיים חברתיים, למשפחה, לתחביבים, לאינטרסים האישיים ולהתחייבויות בעלות זמן מוגבל. שימוש יעיל בזמן מעניק לאדם את האפשרות לנהל ולבזבז את זמנו על פעילויות בהתאם לרצונו.

ניהול זמן הוא מטא-פעילות שמטרתה למקסם את התועלת הכוללת של מערך פעילויות אחרות בתנאים של זמן מוגבל (זאת מכיוון שלא ניתן לנהל את הזמן עצמו שכן הוא קבוע). ניהול זמן עשוי להסתייע במגוון מיומנויות, כלים וטכניקות המשמשות לניהול זמן בעת ביצוע משימות, פרויקטים ומטרות ספציפיות בעלות בתאריך יעד. בתחילה, ניהול זמן התייחס לפעילויות עסקיות או עבודה בלבד, אך בסופו של דבר המונח התרחב וכולל גם פעילויות אישיות. מערכת ניהול זמן היא מערכת הכוללת תהליכים, כלים, טכניקות ושיטות. ניהול זמן הוא בדרך כלל הכרח בכל ניהול פרויקט שכן הוא קובע את משך הזמן שיידרש להשלמת הפרויקט. כמו כן, חשוב להבין כי קיימים הבדלים טכניים ומבניים בניהול זמן בגלל שונות בתפיסת הזמן בתרבויות שונות.

לכל אדם יש אוסף של מאפיינים ותכונות המקבעים אופי ואישיות אשר איתם נדרשת הסתגלות הדדית של יחיד- ארגון. בתהליך זה של הסתגלות הדדית נראה, כי אין הארגונים יכולים “ללוש” בנקל את היחיד ולעצב את התנהגותו על- פי רצונם. כאשר הם מנסים לעשות זאת, עליהם להתמודד עם חמש קבוצות לפחות של גורמים אישיים.

הממד האישי בהתנהגות ארגונית:

  1. מאפייני הכרה (קוגניציה) – כשם שהיחיד פועל על-פי תפיסת עולם, אמונות ודעות בתחומי חיים אחרים, כך גם בארגון, לכל אדם נקודת מבט אישית על המציאות בארגון, שבו הוא פועל. במהלך חיי העבודה מתגבש אצלו דפוס של אמונות ודעות על הארגון. דפוס זה נבנה על יסוד המידע הארגוני, העומד לרשותו והאופן שבו הוא מעבד מידע זה, ועל יסוד הציפיות והדרישות של הארגון ממנו ויכולתו להיענות לדרישות אלה. תפיסות מסוימות של היחיד הן גמישות ומשתנות בהתאם לשינויים בסביבתו, לדוגמה הפרשנות שהוא נותן להרכב התגמולים והעונשים הארגוניים במונחים של הגינות. תפיסות אחרות הן עמוקות ומושרשות ואינן משתנות בנקל, לדוגמה מידת הכבוד שהוא רוחש לבעלי שררה בארגון. בדרך כלל, הארגון מעוניין להשיג שיתוף פעולה של היחיד, ועל- כן הוא משתדל להיענות לציפיות חבריו. ואולם, לעיתים משנה הארגון מטרות וכיווני פעולה ולפיכך עליו לפעול לשינוי הציפיות של חבריו. כלומר, לשינוי ערכים ותפיסות. שתי מגמות אלה כרוכות בשינויים של ממש בהתנהגות הארגונית ובמערכות ארגוניות, שאינן משתנות בנקל.
  2. התנהגות היחיד בארגון – לכל אדם נטיות מוקדמות להגיב בדרך חיובית או שלילית כלפי גירויים שונים. גירויים בארגון יכולים להיות : מטרות העבודה, תהליכי העבודה, הממונים וכדומה. היחיד נוקט עמדה בתחומים אלה. בחיים הארגוניים נודעות חשיבות והשפעה רבות הן לתוכני העמדות בתחומים השונים והן לאופן שבו הן מובעות. לדוגמה, עמדה שלילית של עובדים כלפי ממונה ביחידה מסוימת יכולה להשפיע על התנהגויות ארגוניות כמו היעדרויות ותחלופה.
  3. מאפייני מוטיבציה – בכל אדם פועלים, במידה זו או אחרת, כוחות או רצון להשקיע מאמץ פיזי, נפשי ואינטלקטואלי בתחומי פעילות שונים. כאשר כוחות אלה נוגעים למוטיבציה בעבודה יש להם השפעה מכרעת על רמת התפקוד של היחיד ועל יכולתו של הארגון להפיק תועלת ממשאבי האדם העומדים לרשותו. מכאן, שארגונים משקיעים מאמצים רבים על מנת להעלות את רמת המוטיבציה של עובדיהם. על סמך התאוריות הידועות בתחום התפתחו תוכניות רבות להנעת העובדים. מוטיבציה בעבודה מתאפיינת בהגברת המאמץ שהעובד מוכן להשקיע במשימותיו, בניתוב מאמציו לכדי עמידה ביעדים העסקיים של הארגון וביכולת ההתמדה של העובד לבצע זאת.
  4. מאפייני יכולת ולמידה – לכל אדם אוסף כישורים וכישרונות, המתאימים לביצוע פעילויות ותפקידים מסוימים. מקצת הכישורים והכישרונות הוא מביא עמו לארגון, ומקצתם הוא רוכש באמצעות תהליכי למידה בתוך הארגון. יעילות הלמידה היא מפתח להבנת חלק נכבד מיעילותן של התנהגויות בארגון.
  5. מאפיינים רגשיים – היחיד מביא עמו לארגון אישיות, שהתעצבה בעברו ואשר יש בה גם מבנה רגשי מוגדר ומרוסן פחות או יותר. מידת ריסון רגשי של דחפים, יצרים ודמיונות (פנטזיות) נדרשת בכל מציאות חברתית ולא רק בארגונים. ואולם, התכליתיות והמשמעת בארגון מגבילות את יכולתו של היחיד לבטא את רגשותיו. עם זאת, היכולת לבטא רגשות “חיוביים” ו”שליליים” ולהימנע בכך הן מהדחקה מוגזמת של רגשות והן מתסכול ומתוקפנות מיותרים היא יכולת חיונית לתפקוד יעיל בארגון.

 

עריכת הסיכום

iw עִבְרִית
X