ניהול ידע בארגונים

סיכום שיעור 5

Nadiakurochkin

Nadiakurochkin

פרטי הסיכום

קורס: ניהול ידע בארגונים

מספר השיעור: 5

סיכום השיעור

מיפוי התהליך בשלב הראשון, מתאר את המצב הקיים כפי שהוא. לעיתים, אין הסכמה אפילו על התהליך אותו עושים במשך שנים. לפעמים, מתפתים תוך כדי מיפוי התהליך להציע הצעות לשיפור, ולתעד את התהליך המשופר. כדי להתמקד, מוביל התהליך חייב לשמור על כך שבשלב הראשון רק מתעדים את המצב הקיים ומגיעים להסכמה משותפת שהתיאור משקף את המציאות. כל ניסיון לשפר ולייעל את התהליך תוך כדי התיעוד שלו גורם להתבדרות ודיון בהצעות שיביאו לשיפורים נקודתיים. אנחנו נרצה לבצע שינויים משמעותיים אותם נוכל להציע רק כשהתמונה הכללית תהיה פרוסה לנגד עיננו.

אחת השיטות לתיעוד התהליך נקראת SIPOC – Suppliers, Input, Process, Outputs, Customers. עיקרה: חלוקת התהליך לשלבים; כל שלב מחלקים לפעילויות; לכל פעילות מגדירים:

  1. מהי הפעילות
  2.      תשומות – מה הקלט לפעילות זו, שמגיע מפעילות אחרת (Input)
  3. מי אחראי לבצע אותה (Supplier)
  4. מה התוצר שמייצר האחראי לתהליך (Output)

הגדרת התוצר כוללת גם מדדים לכך שהתוצר איכותי

  1. מי הלקוח שמקבל את התוצר (Customer)

הלקוח מקבל את התוצר רק אם הוא עמד במדדים המעידים על כך שהתוצר איכותי.

מי שקורא את חמשת הצעדים שלעיל יכול לשאול – מה חדש כאן? על מה ההתלהבות. מסתבר שכאשר מתארים את זרימת התהליך בצעדים קטנים, מגדירים תשומות ותפוקות מדויקות, מגדירים מי אחראי לכל פעילות ומי הלקוח של תוצר הפעילות; מהם הקריטריונים להחלטה שהתוצר איכותי; מתן לגיטימציה ללקוח הפעילות לדחות את התוצר אם לא עומד במדדי האיכות – כל אלה גורמים לבהירות גדולה לגבי התהליך.

הצורך בתיעוד ותחזוקה שוטפת של מדיניות ההעסקה והשכר הארגוני ותהליכי העבודה הנגזרים ממנה מתחזק בשנים האחרונות על רקע השינויים הרבים המתרחשים בתחום השכר והנוכחות והסביבה העסקית בה הם פועלים.
חשיבותו והשפעתו של התיעוד באה לידי ביטוי במכלול רחב של תחומים במסגרת הפעילות השוטפת של מחלקות HR, כספים והשכר וכמובן באיכות ורמת הדיוק של חישוב שכרם של העובדים.
אך מה מצב התיעוד בארגונים בישראל? מה ההבדל בין תיעוד מדיניות ההעסקה והשכר לבין תיעוד תהליכי עבודה? איך מנהלים תהליך תיעוד מקיף ומי אחראי על מימושו ותחזוקתו?
שאלות אלו ועוד במאמר שלפניכם.

נתחיל דווקא מהסוף ונגלה שבתיעוד נכון שני נושאים אלו אמורים להשלים זה את זה; בעוד שמדיניות ההעסקה והשכר מגדירים את ה”מה” ואת ה”למה” (What & Why), תהליכי העבודה מגדירים את ה”איך” (How
כך לדוגמה מדיניות ההעסקה והשכר מגדירה את הזכאויות ותנאי ההעסקה לעובד חדש (בהתאם לשיוך הארגוני, מעמד, וותק וכו׳), בעוד שתהליך פתיחת עובד חדש מגדיר את שלבי העבודה בתהליך קליטתו של העובד בארגון בHR OPS, השכר והכספים, החל בהגדרת הנתונים הנדרשים לפתיחתו של העובד החדש במערכת הנוכחות והשכר, דרך האירועים והנתונים שיש להזין במערכת וכלה בבקרות שיש לבצע תוך כדי הקליטה, בסיום הקליטה במועד ולאחר סגירת הנוכחות והשכר, כולל התייחסות, דגשים והסברים הנוגעים למקרי קצה.

דוגמה נוספת היא תהליך מתן מענקים. ארגון עשוי להחליט שהמענק השנתי וגובהו נקבעים על פי נתוני ההעסקה של העובד, כגון: ותק, דרגה, גובה השכר הממוצע, ביצועים וכיו״ב. גם במקרה זה המדיניות מגדירה את התנאים והסיבות למתן המענק ואילו תהליך העבודה מגדיר את אופן יישום המדיניות ובכלל זה את מועד קבלת המענק, אופן איסוף הנתונים, אירועים במערכת השכר בהם יש להזין את המענקים והבקרות שיש לבצע על מנת לוודא שהמענק ניתן באופן תקין וללא טעויות. למעשה ללא תיעוד המדיניות צוות ה HR או הכספים עלולים לשלוח הנחיות ביצוע שגויות לצוות חשבות השכר או גרוע מכך חשבי השכר עלולים לפרש בטעות את אופן הזנת הנתונים במערכת השכר ולהזין נתונים בסמלים שגויים, להפעיל שגרות חישוב שגויות או להגדיר באופן שגוי את הבקרות שעליהם לבצע על מנת לבדוק את ביטוי המענקים בשכר, שכן כיצד ניתן לקבוע מה הבקרה הנדרשת לבדיקת זכאות, גובה וחישוב המענק בשכר במידה ואנחנו לא יודעים מה הכללים שעל פיהם הוא נקבע?!

 

 

עריכת הסיכום

iw עִבְרִית
X