ניהול פרוייקטים

סיכום שיעור 10

inbar cohana

inbar cohana

פרטי הסיכום

קורס: ניהול פרוייקטים

מספר השיעור: 10

סיכום השיעור

שיעור 10
ניהול פרוייקטים 21.2.2021
תכנון רכש, התקשרויות הזמנות ובחירת ספקים תיאור שלבי תהליך ניהול רכש בארגון:
שלב ראשון- הקמת דרישה במערכת דרך מייל של בעל תפקיד בארגון בבקשה לקבלת שירות.
שלב שני- קבלת הדרישה ע”י הקניין במחלקת הרכש, ובחינה מהיכן ניתן לתקצב את הדרישה.
שלב שלישי- לאחר איתור מקור התקציב, הקניין בוחר ספק ובחור את ההצעה המשתלמת ביותר לארגון.
שלב רביעי- הפיכת הצעת המחיר להזמנת רכש, בחירת פריטים להזמנה וכמויות, הגדרת ספק והגדרת תאריך.
שלב חמישי- ההזמנה מגיעה למחסני החברה ונקלטת במערכת באמצעות תעודת משלוח.
שלב שישי- מחלקת הנהלת חשבונות מוציאה חשבונית ומספר קבלה עבור ספק.

ניהול רכש בפרוייקט: למנהלי רכש וקנייני רכש מגוון רחב של תחומי אחריות, החל מאיתור ספקים ועד ניתור וניהול הוצאות רכש. למחלקת הרכש תרומה רבה בהפחתת עלויות אך עם זאת הטכנולוגיה והשינויים המהירים בשוק יכולים להוביל לאתגרים מורכבים.

ניתוח הוצאות: הנהלת החברה מחפשת דרכים למקסם שולי הרווח ולמזער הוצאות רכש. תקפידה של מחלקת הרכש לפתח אסטרטגיה מקיפה לניהול תקציב הוצאות הרכש, איתור וניתוח ההוצאות לפי קטגוריות רכש וזיהוי להפחתת עלויות. ניתוח הוצאות הוא תהליך שיטתי ואחד האתגרים החשובים למחלקת הרכש. והתדירות חניתוח הוצאות היינו פעמיים בשנה. לאחר ניתוח הוצאות אפשר להבין בקלות במה צריך להתמקד כדי להשיג חיסכון משמעותי בעלויות. (חוק פארטו = כלכלן איטלקי שמצא כי 80% מהקרקעות באיטליה ביו בבעלות 20% מהאוכלוסיה). שימוש בכלל ה 20\80 מסייע לחברות עסקיות להתמודד עם אתגרי ניהול שונים. כאשר יש ניהול נכון הוא מאפשר לחברות להשיג יעילות, חיסכון בהוצאות והגדלת הרווחיות.

בתהליך ניהול הרכש מעורבים: הסכמים וחוזים בין קונה למוכר. החוזה כולל תנאים והתניות, פירוט ומפרטים המפרטים ומגדירים מה המוכר נדרש לספר או לבצע וכן את מחירם ותנאי התשלום, את הביצוע ולוח הזמנים. באחריות צוות ניהול הפרוייקט לוודא שהרכישות מתאימות ועונות לצורכי הפרוייקט. הארגון צריך להגדיר ולקבוע למי יש זכות וסמכות לנהל ולחתןם על הסכמי התקשרות ורכש.
ישנם 4 תהליכים בניהול נרכש בפרוייקט ואלו הם:                             1. תכנון ניהול רכש: תהליך לתיעוד החלטות הרכש, לקביעת הגישה לרכש ולזיהוי ספקים. התהליך יקבע אם לרכוש, מה לרכוש איך ומתי. תהליך התכנון כולל גם הערכת סיכונים הכרוכים בכל רכש.                 2. ביצוע רכש: תהליך השגת הצעות, בחירת ספק ועד לחתימה על ההסכם.                                                                                     3. בקרת רכש: כוללת ניהול קשרי הרכש, מעקב אחר ביצועים וביצוע שינויים ותיקונים אם נדרש.                                                            4. סגירת רכש: כולל תהליך השלמה של כל רכש הפרוייקט.

בחירת ספקים: שבאים לבחור ספק מתאים עלינו לקבוע מהו ומי עונה להגדרה, וזה לפי כמה אופנים: המלצות, ביצועי עבר, גודל וסוג העסק של הספק, כושר ייצור, יכולת פיננסית, אחריות, יכולת טכנית, עלות כוללת, סיכון, זכויות קניין והבנת הצורך. האחריות בבחירת ספק “מתאים” היא גדולה. כאשר נבחר ספק נדרש לערוך עימו חוזה.         רוב הקשרים בפרוייקט נחלקים לשתיים:                                          1. חוזה עם מחיר קבוע- מחיר קבוע עבור מוצר או שירות או תוצאה מוגדרים מראש.                                                                          2. חוזה עם החזר עלויות (הוצאות)- כולל תשלומים עבור כל העלויות המוצדקות בגין העבודה או המוצר.
בסיום תכנון ניהול רכש תצא תוכנית ניהול רכש, אשר תתאר כיצד ישיג הצוות את המוצרים, איך ינוהלו התהליכים, סוגי החוזים, תיאום ותזמון הרכש, מדדי הרכש וכדומה.

עריכת הסיכום

iw עִבְרִית
X