ניהול פרוייקטים

סיכום שיעור 20

reutsu

reutsu

פרטי הסיכום

קורס: ניהול פרוייקטים

מספר השיעור: 20

סיכום השיעור

ניהול האיכות בפרויקט.

תו תקן איכות – איזו.

כאשר אני מקבלת תו תקן יש לי שקט שאם תהיה תקלה יש לי אישור שעשיתי הכל כמו שצריך.

מה היא איכות?

איכות הינה רמת המושלמות המיוחסת למוצר או לתהליך. היא ניתנת להגדרה כהתאמנ לדרישות העומדות במבחן. כהתאמה למפרט המוצר ולהתאמתו לצרכים לשמם נוצר.

מפתח להצלחה הוא השילוש הקדוש

השילוש הקדוש מתאר את מערכת האילוצים הבסיסית הקיימת לאורך כל מעגל החיים של הפרוייקט. צלעות המשולש מהוות איזון בנקודת ההשקה שלהן. כל שינוי בצלע אחת של המשולש (זמן, תקציב, תכולה) יגרור שינוי גם בצלעות האחרות. ההנחה שעליה מתבססת תאוריה זו הינה שקריטריונים אלו הם הבסיסיים ביותר ומהווים את עמוד השדרה להגדרת הצלחה או כישלון של פרויקט.

ה”שילוש הקדוש” הורחב למשושה הניהול, הנותן לאיכות את אותה החשיבות כמו ללו”ז, תקציב, תכולה, סיכונים ושביעות רצון הלקוחות.

איכות זה לא דבר שנופל מהשמיים אלא איכות מתכננים.

תהליך זה הוא חלק מתהליך תכנון הפרויקט – כבר בשלב בו אני יושבת במשרד ומתחילה לתכנן את הפרויקט אני מתכננת גם את האיכות. אם החלטנו לצאת לטיול בחופשת פסח אני צריכה לתכנן אותו. חשוב לי שיחזרו הביתה שמחים, לא עייפים.

זיהוי דרישות איכות או תקנים הנוגעים למוצר או לפרויקט.

קביעת שיטות ומתודולוגיות איכות להבטחת איכות תוצרי הפרויקט ותהליכי הפרויקט

יעדי ביצוע איכות במוצר ובתהליכים התומכים.

בשלב תכנון הפרויקט מנהל הפרויקט מכין תוכנית ניהול איכות כחלק מתוכנית ניהול הפרויקט. התוכנית מתארת כיצד מדיניות האיכות הארגונית תיושם בפרויקט, כיצד יתבצעו בקרת האיכות ואבטחת האיכות בפרויקט, מהם מדדים שמנהל הפרויקט נדרש לעמוד בהם. תכנון התכולה יכלול גם מאפייני ומדדי איכות נדרשים מתוצרי הפרויקט שעמידה בהם תשפיע על שאר אילוצי הפרויקט.

מתודולוגית פרט PERT לניהול פרויקטים.

כל פרויקט צריך לעמוד ביעדים שיועדו לפרויקט, במסגרת התקציב שהוקצב לו, ברמת הגימור והאיכות הנדרשת ובסופו של דבר לשמור על רמת שביעות גבוהה אצל הלקוחות.

ביצוע הבטחת איכות – תהליך זה הוא חלק מביצוע הפרויקט בו מודדים את ביצועי תהליכי ניהול הפרויקט ומשווים ליעדים שנקבעו בשלב התכנון.

בעת ביצוע הבטחת איכות – דרך טובה לביצוע הבטחת איכות, הבודקת את איכות התהליכים, היא באמצעות מבדקים. כתוצאה מעריכת מבדקים, מתגלות הזדמנויות לשיפור, הן ברמת הפרויקט והן ברמת הארגון. הזדמנויות אלה מטופלות באמצעות תוכניות שיפור ברמת הפרויקט או הארגון.
תוצאות המבדקים מוצגות בסקר הנהלה לאיכות, בו ההנהלה מוודאית שהפרויקטים בחברה מבוצעים לפי מדיניות האיכות הארגונית.

ביצוע בקרת איכות – תהליך זה הוא חלק מביצוע הפרויקט בו מודדים את ביצועי תוצרי הפרויקט ומשווים ליעדים שנקבעו בשלב התכנון.

בעת ביצוע בקרת איכות – בקרת איכות, המבוצעת על תוצרי הפרויקט, מבוצעת באמצעות סקירות, בדיקות  או פעילויות מנע שונות, המטפלות בבעיות פוטנציאליות בטרם יהפכו  לבעיות אמתיות.

לסיכום,

  • ברוב המקרים, המדידה העיקרית להצלחה הנהוגה בארגונים היא על עמידת הפרויקט בלו”ז, בתקציב ובתכולה.
  • מדידה כזו, אינה מספיקה והיא אפילו מסוכנת, כיוון שאינה כוללת מרכיבים נוספים כגון: ניהול סיכונים, מדידת שביעות רצון הלקוחות ואיכות.
  • את תוצאות שלושת המדדים האחרונים, רואים לאחר סיום הפרויקט, כאשר מנהל הפרויקט כבר עסוק במשימות חדשות. מאמר זה דן בתשתיות רוחב הארגוניות הנדרשות כדי לאפשר למנהל הפרויקט, להוסיף גם את מרכיבי האיכות לניהול הפרויקט, לשלבי התכנון והביצוע.
  • תשתיות אלה כוללות גם תהליכי בקרה, כגון מבדקים, מדדים וסקרי הנהלה – כדי להבטיח ניהול איכותי של הפרויקט.

תמיכת הארגון בתהליכי איכות הפרויקטים – נושא האיכות עובר כחוט השני בכל פעילויות מחזור החיים של הפרויקט. חובת הארגון להשקיע בתשתיות תומכות לאיכות, על מנת לתמוך ולהדריך את מנהלי הפרויקטים בכל הנדרש לעמידה במשימות בצורה איכותית. השקעות אלה כוללות:

אחריות הנהלה: מדיניות ברורה ומחייבת לאיכות, המכסה את כל הפעילויות של הארגון  ואת ערכיו, וכוללת גם נושאים אסטרטגים של חדשנות ומצוינות.

ההנהלה מדגימה במעשים Walk the Talk)  ) על ידי הקצאת משאבים ואי התפשרות על איכות כאשר מופעלים לחצים לעמוד במטרות אחרות, כגון: לו”ז.

נהלים, תבניות ורשימות תיוג: כל אלה מגלמים בתוכם את הידע התהליכי בנושא ניהול פרויקטים שנצבר בארגון.

מנהל פרויקט נדרש להשתמש בתבנית לתכנון הפרויקט משום שהתבנית כבר מכילה את כל הדרוש לתכנון איכותי.

בלעדי התבנית, כל מנהל פרויקט עושה כמיטב יכולתו (או אי יכולתו).

יתרה מזאת, קיום תבניות מאפשר ניהול ובקרה אחידים בכל הפרויקטים, וכן מאפשר להטמיע את הלקחים מפרויקטי העבר בתוך התבניות, כך ששימוש עתידי בהם משפר את התהליך באופן מובנה.

כלים ושיטות – אוסף הכלים והשיטות לניהול האיכות הוא עצום ורב.

ככל שמנהל הפרויקט מנוסה יותר ומכיר שיטות רבות יותר, ביכולתו לבחור את הכלי והשיטה המתאימים לפרויקט שלו.

רשימה חלקית של כלים ושיטות כוללת: סקירות, ניתוח עלות-תועלת, תכנון ומדידה של עלות האיכות ועלות אי-האיכות (Benchmarking)  סיעור מוחות, תרשימי בקרה (  Control Chart) תרשימי זרימה ועוד.

באופן טבעי, מכוונות מנהל הפרויקט היא להביא תוצרים בזמן, בתכולה, בתקציב, ולא תמיד המיקוד שלו מופנה לניהול האיכות.

לכן נדרשת תמיכה ארגונית בנושאי איכות.

ניהול נכסי הארגון במקום מרכזי ונגיש – נכסים אלה כוללים: מדיניות, נהלים, תבניות, רשימות תיוג, מסדי נתונים היסטוריים, כלים ושיטות, תחקירים והפקות לקחים של פרויקטים דומים.

ניהול נכסי הידע מאפשר חזרתיות וקיצור זמן, תודות לשימוש בניסיון הנצבר של הארגון.

קבוצת שיפור תהליכים – טכניקות איכות דורשות התמחות שונה מניהול פרויקט.

לכן, ארגון חפץ חיים ישקיע בקבוצת איכות ושיפור תהליכים רוחבית שתתמקד בנושאים אלה.

הקבוצה בארגונים קטנים יכולה להיות אדם אחד, או פחות, או באמצעות מיקור חוץ.

הקבוצה אחראית על שיפור האיכות בארגון.

עריכת הסיכום

iw עִבְרִית
X