ניהול פרוייקים

סיכום שיעור 18

inessa

inessa

פרטי הסיכום

קורס: ניהול פרוייקים

מספר השיעור: 18

סיכום השיעור

פרויקט :משימה חד פעמית עם יעדים מוגדרים מראש, נקודות התחלה וסיום ברורות, שיש לבצע במסגרת

לו”ז, משאבים ותקציב נתונים.

הגדרה 2 פרויקט :אוסף מסודר של פעולות בעלות תלות הדדית, אשר השלמתן המוצלחת תביא להשגת יעדים

ומטרות מוגדרים.

סוגים שונים של עבודה ויעדיהן:

עבודה פרויקטאלית : רוצים לסיים את המשימה לפי הגדרתה במינימום הוצאות ולהתפזר.

עבודה שגרתית : רוצים לשמוח ולהשיג כמה שיותר עם התקציב הקיים (ללא אופק סיום).

מאפיינים של עבודה בפרויקטים:אי ודאות

(1 יצועי הפרויקט בסיומו- כיצד הפרויקט יתפקד מבחינה טכנולוגית ומבחינת אינטגרציה.

(2משך ביצוע הפרויקט- משך הפרויקט אינו ודאי לחלוטין.

(3 זמינות המשאבים בעת ביצועו.

(4 עלות הפרויקט- עלות הפרויקט אינה ידועה.

(5 שביעות רצון הלקוח- לא ניתן לדעת אם הלקוח יהיה שבע רצון בסיום הפרויקט.

אילוצים

(1 ביצועים נדרשים- ישנם דרישות לקוח שנדרשים בביצוע הפרויקט.

(2 לו”ז- יש לעמוד בלו”ז שנקבע לפרויקט.

(3 תקציב- יש אילוצי תקציב שיש לעמוד בהם במסגרת הפרויקט.

(4 חוקים ותקנות.

עומס עבודה לא אחיד לעובדים שונים.

התנגדות לפרויקט עקב השינוי שיחול בגללו

מורכבות בניהול הפרויקט:

(1 צוות הביצוע משתנה במהלך הפרויקט- קבלנים, קבלני משנה, פועלים, בעלי מקצוע.

(2 קושי בפיקוח על עבודה רב תחומית הדורשת ידע נרחב.

(3 פעילויות רבות בעלות תלות הדדית.

(4 סביבה דינאמית ומשתנה במהרה (תקנים, דרישות לקוח, ספקים, מתחרים.

מדידת הצלחה של פרויקט:

ישנם חמישה מדדים למדידת הצלחה בפרויקט, כאשר בצלחה באחד מהם יכולה לבוא על חשבון

האחר (המדדים אינם בהכרח שווי משקל) :

  1. עמידה בביצועים שהוגדרו.
  2. עמידה בלו”ז שהובטח.
  3. עמידה בתקציב שנקבע.
  4. עמידה באיכות הנדרשת.
  5. שביעות רצון הלקוח- הלקוח אינו תמיד יודע מה הוא רוצה/צריך.

בעבד היה מספיק לעמוד בשלושה יעדים (ה-3 הראשונים) להצלחת הפרויקט. בשנים האחרונות

נוספות עוד 2 מדדים להצלחת הפרויקט.

גורמי הצלחה בביצועי הפרויקט:

הגדרת מטרות הפרויקט בצורה בהירה וכתובה, ופירוט דרכים להשגתן.

תכנון קפדני של הפרויקט בשלמותו ושל מרכיביו.

זמינות המשאבים הדרושים לביצועו (כוח אדם, ידע, ציוד, אישורים, תקציב).

הצלחת הפרויקט נמדדת בשלושה מאפיינים גם יחד:

  • המוצר הנכון-מתאים לצרכי השוק או הלקוח המזמינים ומשלמים עבור התוצר. משרת את יעדי הלקוח.
  • בזמן הנכון-אספקת הפרויקט בתאריך המוסכם ולא מסירתו באיחור רב
  • בתקציב הנכון-עמידה במסגרת תקציב שנקבעה ללא חריגה
  • שלב תכנון הפרויקט הוא השלב הארוך ביותר, ויש לבצעו באופן מדויק. תכנון רשלני יניב פרויקט רשלני.

קביעת סדר עדיפויות

  • חשוב מאוד לקבוע, כבר בשלב התכנון, מהו סדר העדיפויות:
  • במה להתחיל, מה חובה לעשות לפני הכל.
  • לפעמים קיים מרכיב בסיסי שצריך להתחיל בו – גם אם הוא פחות חשוב מבחינות אחרות, ויכולים להיות גם שיקולים אחרים בהקשר זה.

האצלת סמכויות וסיוע חיצוני

  • פרויקטים גדולים דורשים כוח אדם רב, ולעיתים גם אנשי מקצוע חיצוניים.
  • אל תעשו הכל בעצמכם, שכן זהו מתכון בטוח לכישלון. אתם יכולים וצריכים להיות בשליטה גם אם ישנן משימות שאחרים מבצעים, אך עליכם לוודא שכל אחד קיבל את התפקיד המתאים לו, וכי אתם סומכים עליו שימלא את תפקידו על הצד הטוב ביותר.

תקשורת

  • אם האצלתם סמכויות וחילקתם תפקידים אך אין תקשורת טובה ויעילה בין הגורמים השותפים לפרויקט, אזי זו עבודה לריק, וסיכויי הפרויקט להצליח הם אפסיים.
  • לעיתים עדיף להעסיק פחות אנשים ולהשקיע בתקשורת ביניהם, מאשר להעסיק אנשים רבים ללא כל תקשורת, מה שייצור מגדל בבל בעייתי מאוד.

עמידה בלוח זמנים

  • יש לדקדק מאוד בעניין זה, גם מול העובדים המשתתפים בפרויקט.
  • כל חריגה קטנה עלולה לעכב את הפרויקט, במקרה הטוב, ולהחריבו – במקרה הרע.
  • קבעו מראש לוח זמנים שבו תוכלו לעמוד,ואל תחרגו מלוחות הזמנים שקבעתם.

הכנת תקציב

  • חשוב לזכור, כי גם כאשר נקבע תקציב מסוים, תמיד ייתכנו חריגות לכאן ולכאן, אך באופן כללי חשוב מאוד לפעול במסגרת התקציב, וכמובן – לא להפריז בהוצאות.
  • יש לתכנן מראש כמה אמור הפרויקט לעלות
  • מהו התקציב עבור הפרויקט
  • היכן ניתן לחסוך בעלויות
  • איפה צריך לשלם יותר.

ניהול סמכויות

  • יש לזהות ולאתר את הסיכונים
  • ללמוד כיצד להתמודד איתם
  • איך למזער נזקים.

 

 

 

עריכת הסיכום

iw עִבְרִית
X