ניהול פרויקטים

סיכום שיעור 9

inessa

inessa

פרטי הסיכום

קורס: ניהול פרויקטים

מספר השיעור: 9

סיכום השיעור

ייצור שיעור 9 – תכנון רכש, התקשרויות הזמנות ובחירת ספקים.

 

בתהליך ניהול לרכש מעורבים הסכמים וחוזים בין הקונה למוכר.קבלן ספק וכו’..

החוזה יכלול בתוכו את כל התנאים והפרטים והמחירים והלו”ז.על מנהל הפרויקט לוודא שהרכש מתאים ועונה לצרכי הפרויקט ומתקיימת המדיניות הרכש של הארגון.(הארגון ימנה אדם מטעמו לבצע פיקוח בנושא).ניהול רכש בפרויקט כולל את כל התהליכים הנדרשים בכדי לרכוש או להשיג מוצרים שירותים או תוצאות מהסביבה החיצונית עבור הפרויקט.בתהליכי ניהול הרכש מעורבים הסכמים וחוזים בין קונה למוכר, המוכר יכול להיקרא בין היתר גם קבלן, קבלן משנה, נותן שירות או ספק, לקונה אפשר לקרוא לקוח, צרכן, קבלן ראשי, קבלן, ארגון רוכש וכו.. וניתן לקיימם בכמה רמות .החוזה כולל תנאים והתניות, פרוט ומפרטים המפרטים ומגדירים מה המוכר נדרש לספק או לבצע וכן את מחירם ותנאי התשלום, את הביצוע ואת לוח הזמנים.

באחריות צוות ניהול הפרויקט לוודא שהרכישות מתאימות ועונות לצורכי הפרויקט וכן מקיימות את מדיניות הרכש של הארגון המבצע את הפרויקט, הארגון מצידו צריך להגדיר ולקבוע למי יש זכות וסמכות לנהל ולחתום על הסכמי התקשרות ורכש כאלה.

ישנם ארבעה תהליכים בניהול הרכש בפרויקט ואלו הם :

  1. תכנון ניהול הרכש– התכנון כולל החלטות רכש, תיאור ופירוט הגישה וזיהוי ספקים אפשריים. תכנון רכש הכולל החלטות רכש וזיהוי ספקים אפשריים
  2. ביצוע רכש– הביצוע כולל תהליך השגת הצעות, בחירת ספק ועד לחתימה על הסכם. ביצוע רכש – הגשת הצעות
  3. בקרת רכש– הבקרה כוללת ניהול קשרי הרכש, מעקב אחר ביצועים וביצוע שינויים ותיקונים אם נדרש. בקרת רכש – קישרי רכש ומעקב אחר ביצועים
  4. סגירת רכש – הסגירה כולל תהליך השלמה של כל רכש ורכש בפרויקט. סגירת רכש – השלמת של כל הרכש בפרויקט
  5. 1. תכנון ניהול רכש

תכנון ניהול הרכש הוא התהליך לתיעוד החלטות הרכש בפרויקט, לקביעת הגישה לרכש ולזיהוי ספקים פוטנציאליים, התהליך יקבע – אם לרכוש, מה לרכוש, איך כמה ומתי.תכנון ניהול הרכש מזהה את צורכי הפרויקט וכן, לקבוע אם הדרך הטובה להיענות לצורכי הפרויקט היא על ידי רכש (או ייצור עצמי) תהליך התכנון כולל גם את הערכת הסיכונים הכרוכים בכל רכש.

בחירת ספקים

  • בבואנו לבחור ספק מתאים למוצר או לשירות המבוקש, עלינו לקבוע מהו ומי עונה להגדרה “ספק מתאים”.
  • ההגדרה “מתאים” צריך שתענה על רשימת התבחינים הבאים :
  • המלצות – האם הספק יכול להציג המלצות מלקוחות קודמים שמאמתים את ניסיון העבודה הרלוונטי ואת עמידתו בהסכמים.
  • ביצועי עבר – בחינת ניסיון העבר עם הספקים שנבחרו.
  • גודל וסוג העסק של הספק – האם הוא עומד בתנאי הסף להסכם, האם ביכולתו לעמוד לאורך זמן ולהיענות לדרישות הפרויקט.
  • כושר ייצור – האם יש לספק יכולת לייצר דרישות עתידיות אפשריות והאם יש לו רצון לעמוד בהן.
  • יכולות פיננסיות – האם יש לספק את המשאבים הפיננסיים הנחוצים לעמוד בהתחייבות או אם סביר שישיגם.

תכנון ניהול רכש הוא תהליך אשר שמאפשר תיעוד לרכש וזיהוי ספקים פוטנציילים יקבע אם מה איך וכמה ומתי לרכוש.תכנון נכון מזהה את צרכי הפרויקט ומאפשר זרימה של הפרויקט בתהליך יש הערכת סיכונים. התוכנית תכולל את הדברים הבאים כדי לתאר את המוצרים והשירותים מחוץ לארגון.:

-סוגי חוזים לכל רכש

-סוגיות בניהול סיכונים

-אומדנים לשימוש ואם בכלל להערכות פעולה.

-מי יבצע את הרכש

-מסמכים ותקנים.

-זיהוי צורך בערבות לביצוע בביטוח .

-תיאום ותיזמון רכש.

-תכולות עבודה

משנבחר הספק נדרש לערוך איתו חוזה, רוב הקשרים החוזיים בפרויקט נחלקים לאחת משתי משפחות רחבות והם:

חוזה עם מחיר קבוע – קובעים מחיר כולל קבוע, עבור מוצר או שירות או תוצאה מוגדרים שיש לספקם, להסכם יכולים בהחלט להיות תמריצים כספיים, ספקים תחת חוזה “במחיר קבוע” חייבים על פי חוק להשלים אותו ועלול להיגרם להם נזק כספי אם לא יעמדו בכך, בחוזה כזה חייבים להגדיר במדויק את המוצר או השירות בגינו ועליו המחיר, ניתן לדרוש ולקבל שינויים אך לרוב הם ילוו בייקור החוזה.

חוזה עם החזר עלויות הוצאות חוזה כזה כולל תשלומים עבור כל העלויות המוצדקות בגין העבודה או המוצר בתוספת רווח מוסכם, גם כאן ניתן לתת תמריצים כספיים

בתום תכנון ניהול הרכש, תצא תוכנית ניהול רכש.

תוכנית ניהול הרכש תתאר כיצד ישיג הצוות את המוצרים והשירותים מחוץ לארגון המבצע, ואיך ינוהלו התהליכים, התוכנית יכולה לכלול את הדברים הבאים:

  • סוגי חוזים רלוונטיים לכל רכש.
  • סוגיות בניהול סיכונים לרכש.
  • אומדנים לשימוש ואם בכלל להערכת המוצר/שירות או פעולה שנרכשו.
  • החלטה מי יבצע את הרכש, הארגון או צוות הפרויקט.
  • מסמכי רכש ותקנים לשימוש לפי הצורך.
  • זיהוי צורך ב”ערובות לביצוע” או בביטוח לפי הצורך.
  • תיאום ותזמון הרכש.
  • סוגיות בניהול איכות ותהליכי בקרה.
  • זיהוי ספקים שהוסמכו מראש – אם היו כאלה.
  • מדדי רכש.
  • תכולת עבודה לרכש תכולת העבודה יכולה לכלול מפרטים, כמויות מבוקשות, רמות איכות, נתוני ביצוע, תקופות ביצוע, מקום הביצוע ודרישות אחרות.

עריכת הסיכום

iw עִבְרִית
X