ניהול פרויקטים

סיכום שיעור 10

reutsu

reutsu

פרטי הסיכום

קורס: ניהול פרויקטים

מספר השיעור: 10

סיכום השיעור

ניהול רכש בפרויקט

שלב 1: הקמת דרישה – יש להסביר את הדרישה

שלב 2: קבלת הדרישה ע”י הקניין במחלקת רכש ובחינה כיצד לתקצב, הרבה פעמים אנחנו רוכשים יותר מגורם אחד ולכן חשוב לבדוק את מערך התקציבים.

שלב 3: הקניין בוחר ספק מרשימה של ספקים

שלב 4: הפיכת הצעת המחיר של הספק שנבחר לדרישה להזמנת רכש. כולל כל פרטי החוזה כגון מועד קבלת הטובין, הגדרת מטבע לתשלום ועוד. לבסוף שליחת ההזמנה לאישור מנהל הרכש.

שלב 5: ההזמנה מגיעה למחסני החברה

שלב 6: מחלקת הנהלת חשבונות מוציאה חשבונית.

אח התופעות שאנחנו מכירים בהרבה ארגונים זה שהקניינים רגילים לעבוד עם אותם הספקים. ואז מחפפים בשלבים, לדוגמא עושים חוזים בעל פה. זה יכול לייצר בעיות בהמשך.

כאשר בונים את מערכת התקציב יש לעשות תכנונים ארוכי טווח וזאת כדי לבדוק את שולי הרווח וזה תלוי ברכש. יש ארגונים שמסיבות שונות נאלצים להעלות מחירים באמצע הפרויקט.

ניתוח הוצאות: הנהלת החברה מחפשת דרכים למקסם את שולי הרווח ולכן בוחנת את ההוצאות.

השוואת הארגון לארגונים אחרים, כשמישהו נותן שירות ואני רואה שיש מישהו אחר שמצליח יותר ממני, אז אני שואלת מה הוא עושה שאני מרוויח פחות ממנו. לא תמיד יש לי את הנתונים לדעת את התשובה לשאלה הזו. לפעמים חלק מהעבודה שלי היא לספר איזו בדיחה בתחילת התקשרות מול לקוח ואין לי דרך לדעת שזה מה שהמתחרה עושה. דברים קטנים שיכולים לעשות את כל ההבדל.

חוק פרטו (חוק 8020)

פרטו היה כלכלן ואיש סטטיסטיקה מהמאה ה 19, זיהה שבהתנהגות האנושית חוק ה 80-20 עובד כמעט על כל דבר. לדוג’: אנחנו לובשים 80% מהזמן 20% מהבגדים שלנו. החוק הזה הוא חוק נכון כמעט לכל אחד מההיבטים שאנחנו מכירים.

כשאנחנו מנתחים ארגון אז 80% מההוצאות נמצאים ב 20% מההוצאות. הרבה פעמים ארגונים אומרים בואו נוותר על הקפה אבל במקרים רבים אם תשלח עובד אחד הביתה תוכל לתת לכל השכונה קפה. בדרך כלל החוק הזה פעיל כמעט על כל דבר. כשאנחנו עושים ניתוחים אנחנו יכולים לראות שאם יש לנו 2-3 עובדים שנותנים שירות אנחנו יכולים לבחון אם יש אבטלה סמויה או אם נכניס מכשור כלשהו אולי נחסוך לטווח ארוך.

כאשר אנחנו עוסקים בניהול החוק הה מסייע לנו לחסוך בהוצאו ולשפר את הרווחיות שלנו. כדאי להשתמש בזה בכל פעם שאנחנו עושים ניתוח כלכלי.

כשאנחנו מסתכלים על סביבת העבודה אנחנו יכולים לראות את החוק הזה בדוגמאות שונות. לדוג’ 20% מהספקים מספקים 80% מהרכש. או 20% מהלקוחות מהווים 80% מההכנסות.

החוזה של הרכש כולל תנאים והתניות, מגדירים מה המוכר צריך לספק, מחיר, תנאי תשלום ולוחות זמנים. חשוב לקבל אישור שמי שחתם הוא מורשה חתימה . לפעמים יש מורשה חתימה שמותר לו לחתום עד סכום מסוים, חשוב לשים לב לזה.

בעולם הרכש יש 4 תהליכים

  1. תכנון וניהול הרכש
  2. ביצוע רכש
  3. בקרת רכש
  4. סגירת רכש

 

המלצות – יש לוודא שהספק יכול לספק המלצות מלקוחות קודמים.

ביצועי עבר – בחינת ניסיון העבר של החברה שלנו עם הספק שנבחר.

גודל וסוג העסק של הספק – האם הספק עומד בתנאי הסף שהוגדרו לפרויקט? האם יכול לאורך זמן להיענות לדרישות הפרויקט?

כושר ייצור – האם לספק יש יכולת ורצון לייצר דרישות עתידיות אפשריות.

יכולת פיננסית של הספק – צריך לוודא שהוא יכול לרכוש את המוצרים שיאפשרו לו לספק לנו את השירות.

אחריות – לפעמים למוצרים יש יחודיות, חשוב לוודא שהוא יכול לספק לנו אחריות על כך, אחריות על כך שלדוגמא אם רכשתי מטבח, קבענו שהפתח של המקרר הוא בגודל מסוים, שתהיה לי אחריות למקרה שאבוא להכניס את המקרר לפי הגודל שנקבע והוא פתאום לא יכנס.

יכולת טכנית – האם יש לספק את היכולות הטכניות והמיומנויות לספק לנו את השירות.

כלות כוללת – חשוב לוודא שהספק יכול לעמוד במחיק שהוא נתן.

הרבה פעמים אנחנו לוקחים שירות שיש בו מידה מסוימת של סיכון. חשוב להבחין מה החלק של הספק ומה החלק שלנו. לדוג’ אם אני צריכה לפלס שטח כדי שמכונית תעבור אז יש סיכוי טוב שאם פילסתי לא טוב משהו יקרה למכונית שתעבור בו. אז חלק מהאחריות של הספק זה שאם המכונית שלך תיתקע בבור במקום שפילסתי אני לוקח את האחריות על המכונית.

זכויות קניין / קניין רוחני – דברים שאנחנו חושבים עליהם, ממציאים אותם. חשוב לציין שבמידה שלאורך הדרך אנחנו צריכים לפתח מכשיר או תוכנה אז חשוב להגדיר של מי הקניין. של מי שהזמין את העבודה או של הספק. לפעמים אפשר לעשות הסכם לדוג’ שהספק יוריד את המחיר ובתמורה יוכל להשתמש בקניין הרוחני לאורך שנה בחברה אחרת.

האם הספק מבין מה הוא הפרויקט שאנחנו מייצרים? ממה הוא מורכב? מה הם החלקים שלו, על אילו צרכים צריך לענות. הספק צריך להבין לעומק את הדברים שאנחנו עושים כי אחרת יכולות להיות טעויות משמעותיות מאוד בדרך.

בתום תכנון הרכש תצא לפועל תכנית ניהול הרכש.

הרבה פעמים גם הנושא של ערובות ביצוע הוא חשוב מאוד. לדוג’ בקנייה של בית / קב’ רכישה חשוב שהערובה תהיה שהכסף נמצא בבנק או אצל עו”ד והוא משחרר את הכסף לפי התקדמות. בסיום הפרויקט יש לבצע גם בקרת איכות.

הערכת הצעות הספקים:

ביצוע הרכש צריך להתרחש תוך תיאום ציפיות של כל שלבי התהליך. חשוב לוודא שהחוזה טוב לשני הצדדים בכדי ששני הצדדים יצאו מכל הפרויקט עם “טעם טוב”. שלא יקרה מצב שהספק לא מרוצה מהחוזה אז אנחנו אחרונים בסדרי העדיפויות שלו. חשוב שהכל יהיה מפורט כך שלא יהיו ספקות לאורך הדרך (בבניית בית – שיהיה כתב כמויות שלפיו ההצעה תתקבל)

חשוב לעשות בדיקה בין ספק א ל ב באותם הקריטריונים בכדי שנוכל להשוות בין השניים.

עריכת הסיכום

iw עִבְרִית
X