ניהול פרויקטים

סיכום שיעור 10

inessa

inessa

פרטי הסיכום

קורס: ניהול פרויקטים

מספר השיעור: 10

סיכום השיעור

ארגונים דרושים לתהליכי שרשרת אספה, אשר מבטיחים לא רק מיצוי יעיל של משאבי הארגון, אלא שמירה על רמת שירות גבוהה, שתבוא לידי ביטוי באספקת התוצרת הנכונה, למקום הנכון ובזמן הנדרש עבורה.

אחת החוליות המרכזיות בשרשרת האספקה בארגונים היא מחלקת ניהול הרכש, המחלקה האמונה על התקשרות עם ספקים, קבלת הצעות מחיר, ובחירת ההצעה המשתלמת ביותר לארגון. מיהם בעלי התפקידים במחלקת הרכש בארגונים?

מנהל הרכש – אמון על תכלול התהליך, וניהול תקציב הרכש התקופתי (רבעוני/ שנתי וכד’) קרי, כמה הארגון מקצה לטובת רכישה של סחורות ושירותים מתוך התקציב התפעולי שלו.
הוא זה, אשר יאשר את ההזמנות הגדולות, ויאשר הקמת חוזי התקשרות עם ספקים שונים.  הוא המנהל הישיר של הקניינים.

קניינים – קניין הרכב, הוא איש תפעול, אשר אמון על מתן מענה לביקושים השונים של הארגון באמצעות הפיכת דרישות הרכש להזמנות רכש, קבלת הצעות מחיר מספקים ובחירת ההצעה הרלוונטית ביותר, אשר תעניק לספק יתרון תחרותי על מתחריו בשקלול של איכות המוצר, טכנולוגיה, עמידה בזמנים ובכמויות נדרשות ומחיר.

הזמנה סטנדרטית– הזמנה חד פעמית לספק לקבלת שירות או מוצר בכמות נדרשת ובתאריך מסוים אל מחסני החברה.
הזמנת מסגרת- חוזה התקשרות תקופתי לספק, אשר מגדיר את הכמויות הנדרשות לתקופה מוגדרת מראש, כאשר ניתן להגדיר בחוזה זה הנחת כמות.

תיאור שלבי תהליך ניהול רכש בארגון בינוני עד גדול

  • שלב ראשון: הקמת דרישה במערכת/ או דרישה דרך המייל של בעל תפקיד בארגון בבקשה לקבלת שירות או טובין לטובת הפעילות העסקית.
  • שלב שני: קבלת הדרישה על ידי הקניין במחלקת הרכש, ובחינה מהיכן ניתן לתקצב את הדרישה. האם קיים תקציב ייעודי בארגון? האם מדובר על תקציב מסגרת, שניתן להיעזר בו לטובת מימוש הדרישה?
  • שלב שלישי:לאחר איתור מקור התקציב, הקניין בוחר ספק מרשימת ספקים, או מבקש הצעת מחיר מספקים. ובוחר את ההצעה המשתלמת ביותר לארגון.
  • שלב רביעי: הפיכת הצעת המחיר/ הדרישה להזמנת רכש, בחירת הפריטים הנדרשים להזמנה והכמויות, הגדרת הספק, הגדרת תאריך קבלת הטובין, ויעדי קבלת הטובין, הגדרת המטבע בו יבוצע התשלום להזמנה, ביצוע המרות מטבע במידת הנדרש, מתן הערות רלוונטיות להזמנה, ושליחת ההזמנה לאישור למנהל הרכש.
  • שלב חמישי: ההזמנה מגיעה למחסני החברה, ונקלטת במערכת באמצעות תעודת המשלוח של הספק.
  • שלב שישי: מחלקת הנהלת חשבונות מוציאה חשבונית מס קבלה עבור הספק.

תהליך ניהול רכש הינו מרכזי בארגון, ומאפשר את פעילותו הלוגיסטית הרציפה והתקינה.

תהליך ניהול רכש הינו מרכזי בארגון, ומאפשר את פעילותו הלוגיסטית הרציפה והתקינה.

קרון פארטו, הידוע גם בשם כלל 80-20, הוא כלל שנוסח על ידי הכלכלן האיטלקי וילפרדו פארטו, וגורס כי בתופעות רבות 80% מהפעילות מקורם ב-20% מהגורמים הפעילים. הכלל מאפשר הבחנה בין הגורמים העיקריים (המהווים 20% מכלל הגורמים) לגורמים הטפלים (יתר 80% מהגורמים). פארטו, שעסק בחקר פערים כלכליים, שם לב שכ-80% מהעושר באיטליה נמצאים בבעלות כ-20% מהאוכלוסייה.

בעסק ממוצע, כ-20% מהלקוחות, מייצרים כ-80% מההכנסות.

80% מהבעיות נמצאות ב-20% מהגורמים.

80% מהכנסות המדינה ממסים נובעות מ-20% מהאוכלוסייה.

80% מזמן השירות ללקוחות נצרכים על ידי 20% מהלקוחות.

80% מההחלטות מתקבלות במשך 20% מישיבת ההנהלה חוק פרקינסון מנסח זאת בצורה צינית יותר.

80% מתנועת הנתונים באינטרנט נובעת מ-20% מהדפים.

דוגמה ליישום העקרון: כאשר אנו עוסקים בשימור לקוחות, נקדיש מאמץ גדול במיוחד לשימור הלקוחות שנמצאים בקבוצת 20% הלקוחות הגדולים. הצלחה במאמץ זה פירושה שימור של 80% מההכנסות.

בצוע רכש-התהליך של השגת המענה מהספקים תוך כדי תיאום הציפיות של כל בעלי העניין, של בחירת הספק ושל החתימה על החוזה. לתהליך ביצוע הרכש ניגשים כמובן עם כל התשומות מ”תכנון הרכש” ובניהם: תוכנית ניהול הרכש, מסמכי הרכש, תבחיני בחירת הספקים, תכולת העבודה לרכש וכן את התקנים והנהלים המאפיינים את הארגון ואת שיטות עבודתו.

תהליך ביצוע הרכש כולל בתוכו את התהליכים הבאים:

  • שיטות להערכת הצעות מספקים.
  • נדרש לייצר בסיס אחיד להשוואה בין הצעות בכדי להבין את היחסיות בין הספקים, יש להשוות “תפוחים מול תפוחים”, בסיס אחיד להשוואה מקנה תמונת מצב הניתנת לתפיסה מיידית, להשגת בסיס אחיד להשוואה צריך לפעול על פי האומדנים שנקבעו המשמשים לניתוח הצעת הספק, על האומדנים להביא לידי ביטוי את הנושאים המהותיים ובעלי המשמעות הגדולה יותר והיא תשפיע בסופו של דבר על בחירת הספק.
  • בניית טבלת הערכה תוך דרוג סדר החשיבות לכל סעיף וסעיף ברכש ועל הספק, טבלת ההערכה היא למעשה מתן ציון בסולם ציונים בכדי לאתר את הספקים המתאימים ביותר העונים על תנאי הרכש.

בחינת הצעות ובחירת ספקים.

  • עם סיום בדיקת ההצעות לאור המפרטים המחייבים, תבחן טבלת סיכום הציונים, עם קבלת הטבלה, תתבהר תמונה ביחס להצעות שהתקבלו ועל פיה ניתן יהיה לקבל החלטה על הספקים שקיבלו ציון גבוה ועל כן ימשיכו לשלב הבא – שלב המשא ומתן.
  • ניהול משא ומתן. החיים לא נותנים לנו את מה שאנו זכאים לו, אלא רק את מה שניהלנו לגביו משא ומתן
  • זיהוי היעדים למו”מ והפערים בין ההצעות הסופיות יהיו הכלי העיקרי שלפיו נבנה וננהל את תהליך המו”מ, כלים אלו ישמשו אותנו לבחירת אסטרטגיה מתאימה להשגת היעדים.
  • במקביל לבחירת האסטרטגיה לניהול המו”מ, נצטרך להגדיר לעצמנו מראש מהם הויתורים שנהיה מוכנים לעשות במהלך המו”מ וכן נגדיר גם את ה”קווים האדומים” ו/או הגבולות שיהוו חסם ולא יאפשרו מידה נוספת של גמישות.

משא ומתן יעיל וממוקד תלוי בתהליך ההכנה שקדם לו, על מנת להצליח במשא ומתן, יש צורך לדעת, להכיר, ללמוד, להכין ולהתכונן,

קיימים ספקי-ענן רבים בשוק ועל מנת שהחברה שלך תוכל ליהנות מכל היתרונות שיש לענן להציע, כדאי לקחת בחשבון 5 שיקולים לפני שבוחרים ספּק.

. 1אמינות ויציבות-השיקול החשוב ביותר בעת בחירת ספק ענן הוא כמובן האמינות. בתחום זה, לחברות גדולות יש יתרון – השקת שירות ענן איכותי דורשת השקעה התחלתית עצומה מצד הספק, הן בכדי להקים את התשתיות המהירות והיעילות ביותר והן בכדי לרכוש את מערכות האבטחה היקרות והמתקדמות בכדי ליצור מערכי-גיבוי אפקטיביים למידע שלך, למקרה שהשרתים המרכזיים יקרסו. אבטחה, גיבוי, מהירות התקשורת וצמצום הסיכויים ל-downtimes הם נושאים שאסור לך להתפשר עליהם. כמו כן, בחירה במותג מבוסס/מוכר מקטינה את הסיכויים שהספק יפשוט רגל או ייסגר ומגבירה את הסיכויים לקבל פיצויים במקרה של תקלות.

  1. מחירים נוחים ומודל תמחור גמיש -אחד היתרונות המרכזיים במחשוב ענן הוא האפשרות לשלם בהתאם לעוצמת כוח העיבוד ונפח האחסון שזקוקים לו בכל רגע נתון – למשל, ישנם עסקים שצריכים כוח מיחשוב חזק רק בתקופות שיא מסוימות (כדוגמת סופי שבוע, חודשי הקיץ, במקרה של אירועים גדולים וכו’), בעוד שבשאר הזמן הם יכולים להסתפק בשרת קטן יותר. בעת הבחירה בספק ענן, חשוב מאד לבחור בספק המאפשר לך להרחיב ולהקטין את חבילת השירותים בכל יום.
  2. יכולת “להקים” שרתים ולהרחיבם בתוך דקות-האפשרות לשלם לפי נפח וכוח המחשוב שהעסק צורך היא אמנם מהותית, אך היא יכולה להפוך לחסרת חשיבות אם לא ניתן לבצע את ההתאמות והשינויים הללו בזריזות. אף חברה אינה מסוגלת לנבא מה יהיה העומס על השרתים שלה בכל רגע נתון. פעמים רבות עסקים מוצאים עצמם מושבתים דווקא ברגעים הקריטיים ביותר בגלל היקף עבודה גדול מהמצופה על השרתים – לדוגמא, כתוצאה מנסיקה פתאומית בכמות המבקרים באתר או מהרצת בדיקות על כמה מוצרים במקביל. בנוסף, לעיתים קרובות קורה שבתי עסק שרוצים באופן זמני כוח מיחשוב מוגבר, נאלצים להמתין יום-יומיים עד לעיבוד הבקשה אצל ספק הענן, בכדי שיוכלו להתחיל לעבוד על דבר שבפועל כבר ניתן היה לסיים. מסיבות אלו חשוב לבחור בספק ענן אשר יאפשר לך להגדיל את כוח העיבוד בהתראה מיידית. למעשה, אין שום סיבה לבחור בספק שהליך ההרחבה אצלו עלול להמשך יותר מחצי שעה.
  3. סמיכות למקום מושבו של ספק הענן-ככלל, ככל שהשרתים קרובים יותר לבית העסק שלך, כך הקו פחות חשוף להפרעות, שכיחות ה”לֵאגים” מצטמצמת ומהירות התגובה והביצועים בצד שלך נוטים להשתפר. מסיבה זו, השענות על ספקי ענן הפועלים חצי גלובוס מכאן, לא תמיד תהיה אידיאלית לעסקים הפועלים בישראל.
  4. זמינות השירות-בעיות לא תמיד מתעוררות בשעות ובימים שמתאימות לנו. לכן חשוב שלבחור בספק שמציע מענה מיידי ומקצועי 24 שעות ביממה, 365 ימים בשנה.

התחשבות בכלל השיקולים הללו בעת בחירת ספק ענן תוכל להבטיח עבודה שוטפת, אפקטיבית, פרודקטיבית ונעימה ואף תשפיע באופן ישיר על הרווחיות של העסק שלך.

בחירת ספק – נכון בתחום המחשוב לעסק היא תהליך חשוב ומורכב הרבה יותר מאשר סריקת סדרה של מחירונים . הבחירה שלך צריכה להיות תלויה במגוון רחב של גורמים כגון ערך לכסף, איכות, אמינות ושירות. המשקל שאנו אמורים לתת לגורמים אלו יהיה מבוסס על סדרי העדיפויות העסקיים שלנו ועל המטרה שלנו לטווח ארוך .

עריכת הסיכום

iw עִבְרִית
X