ניהול פרויקטים

סיכום שיעור 10

Galinabln

Galinabln

פרטי הסיכום

קורס: ניהול פרויקטים

מספר השיעור: 10

סיכום השיעור

21.02.21 פגישה מס’ 10,מרצה דניאל אדרעי
נושא: תכנון רכש, התקשרויות, הזמנות ובכירת ספקים.
רכש- חלק הכי חשוב בניהול פרויקטים.
תיאור שלבי תהליך ניהול רכש בארגון
• שלב ראשון: הקמת דרישה במערכת/ או דרישה דרך המייל של בעל
תפקיד בארגון בבקשה לקבלת שירות או טובין לטובת
הפעילות העסקית.
• שלב שני: קבלת הדרישה על ידי הקניין במחלקת הרכש, ובחינה מהיכן
ניתן לתקצב את הדרישה. האם קיים תקציב ייעודי בארגון?
האם מדובר על תקציב מסגרת, שניתן להיעזר בו לטובת
מימוש הדרישה?
• שלב שלישי: לאחר איתור מקור התקציב, הקניין בוחר ספק מרשימת
ספקים, או מבקש הצעת מחיר מספקים. ובוחר את ההצעה
המשתלמת ביותר לארגון.
• שלב רביעי: הפיכת הצעת המחיר/ הדרישה להזמנת רכש, בחירת
הפריטים הנדרשים להזמנה והכמויות, הגדרת הספק, הגדרת
תאריך קבלת הטובין, ויעדי קבלת הטובין, הגדרת המטבע בו
יבוצע התשלום להזמנה, ביצוע המרות מטבע במידת הנדרש,
מתן הערות רלוונטיות להזמנה, ושליחת ההזמנה לאישור
למנהל הרכש.
• שלב חמישי: ההזמנה מגיעה למחסני החברה, ונקלטת במערכת
באמצעות תעודת המשלוח של הספק.
• שלב שישי: מחלקת הנהלת חשבונות מוציאה חשבונית מס קבלה
עבור הספק.
ניתוח הוצאות Spend Analysis
הנהלת החברה תמיד מחפשת דרכים חדשות למקסום שולי הרווח ו/או למזעור הוצאות רכש.
למחלקת הרכש, האחריות לפתח אסטרטגיה מקיפה לניהול תקציב הוצאות הרכש, איתור וניתוח ההוצאות לפי קטגוריות רכש וזיהוי
הזדמנויות להפחתת עלויות. תהליך ניתוח ההוצאות כולל:
איסוף המידע, מיון המידע לפי קטגוריות, עיבוד נתונים, הסקת
מסקנות לחיסכון בהוצאות רכש,
השוואת ביצועי הארגון לארגונים מתחרים דומים וגיבוש תובנות ליישום.
ניתוח הוצאות הוא תהליך שיטתי ואחד האתגרים החשובים שלמחלקת הרכש.
באחריות הקניינים, מנהלי קטגוריות הרכש לבצע ניתוח בתדירות מומלצת של
פעמיים בשנה.
ניתוח פארטו, נקרא על שמו של וילפרדו פארטו, כלכלן איטלקי מהמאה ה 19. פארטו מצא כי 80% מהקרקעות באיטליה היו בבעלות 20% מהאוכלוסיה.
שימוש בכלל ה 20/80 מסייע לחברות עסקיות להתמודד עם אתגרי ניהול שונים, כגון:
תקציב הארגון: התפלגות ההוצאות לפי קטגוריות,
ניהול מלאי: סיווג הפריטים לקבוצות לפי קריטריונים שונים,
ניהול ספקים: התפלגות הוצאות רכש מספקים,
מכירות: התפלגות ההכנסות מלקוחות, רכש: ניתוח הוצאות רכש
לפי קטגוריות רכש ו/או קריטריונים שונים,
בקרת איכות: התפלגות התקלות במהלך פיתוח מוצר חדש ועוד
ניהול סלקטיבי מסייע לחברות להשיג יעילות, חיסכון בהוצאות, שיפור ברווחיות ובעיקר – להתמקד בעיקר. השתמשו בכלל פארטו בכל פעם שאתם צריכים לקבל החלטה ניהולית.
כלל ה 20/80 בסביבת העבודה – דוגמאות
ניהול מלאי – 20% מהפריטים במלאי מהווים 80% מסך ערך המלאי
מכירות – 20% מהלקוחות מהווים 80% מההכנסות
רווח גולמי – 20% מהפריטים מהווים 80% מהרווח הגולמי
רכש – 20% מהספקים מספקים 80% מהרכש
ניהול פרויקטים – 20% מאנשי הצוות משלימים 80% מהפרויקט
איכות – 20% ממוצרי החברה גורמים ל 80% מתלונות הלקוחות
• החוזה כולל תנאים והתניות, פרוט ומפרטים המפרטים ומגדירים מה המוכר נדרש לספק או לבצע וכן את מחירם ותנאי התשלום, את הביצוע ואת לוח הזמנים.
• באחריות צוות ניהול הפרויקט לוודא שהרכישות מתאימות ועונות לצורכי הפרויקט וכן מקיימות את מדיניות הרכש של הארגון המבצע את הפרויקט, הארגון מצידו צריך להגדיר ולקבוע למי יש זכות וסמכות לנהל ולחתום על הסכמי התקשרות ורכש כאלה.
ישנם ארבעה תהליכים בניהול הרכש בפרויקט ואלו הם :
1. תכנון ניהול הרכש – התכנון כולל החלטות רכש, תיאור ופירוט הגישה
וזיהוי ספקים אפשריים.
2. ביצוע רכש – הביצוע כולל תהליך השגת הצעות, בחירת ספק ועד
לחתימה על הסכם.
3. בקרת רכש – הבקרה כוללת ניהול קשרי הרכש, מעקב אחר ביצועים
וביצוע שינויים ותיקונים אם נדרש.
4. סגירת רכש – הסגירה כולל תהליך השלמה של כל רכש הפרויקט.
תכנון ניהול רכש
1. תכנון ניהול הרכש הוא התהליך לתיעוד החלטות הרכש בפרויקט,
לקביעת הגישה לרכש ולזיהוי ספקים פוטנציאליים, התהליך יקבע –
אם לרכוש, מה לרכוש, איך כמה ומתי.
2. תכנון ניהול הרכש מזהה את צורכי הפרויקט וכן, לקבוע אם הדרך
הטובה להיענות לצורכי הפרויקט היא על ידי רכש (או ייצור עצמי)
תהליך התכנון כולל גם את הערכת הסיכונים הכרוכים בכל רכש.
בחירת ספקים
• בבואנו לבחור ספק מתאים למוצר או לשירות המבוקש, עלינו לקבוע
מהו ומי עונה להגדרה “ספק מתאים”.
• ההגדרה “מתאים” צריך שתענה על רשימת התבחינים הבאים :
• המלצות – האם הספק יכול להציג המלצות מלקוחות קודמים שמאמתים
את ניסיון העבודה הרלוונטי ואת עמידתו בהסכמים.
• ביצועי עבר – בחינת ניסיון העבר עם הספקים שנבחרו.
• גודל וסוג העסק של הספק – האם הוא עומד בתנאי הסף להסכם, האם
ביכולתו לעמוד לאורך זמן ולהיענות לדרישות הפרויקט.
• כושר ייצור – האם יש לספק יכולת לייצר דרישות עתידיות אפשריות
והאם יש לו רצון לעמוד בהן.
• יכולות פיננסיות – האם יש לספק את המשאבים הפיננסיים
הנחוצים לעמוד בהתחייבות או אם סביר שישיגם.
• אחריות – האם תקופת האחריות המוצעת למוצר או השירות עונים
לדרישה והאם הספק יוכל לעמוד בהן.
• י יכולת טכנית – האם יש לספק המיומנויות הטכניות והידע הנחוצים
או האם סביר לצפות שישיג אותם.
• עלות כוללת – אם הספק הנבחר יציע את העלות הכוללת הנמוכה
ביותר והאם יוכל לעמוד בה.
• סיכון – מה מידת הסיכון שיוטל על הספק והאופן שבו הספק משכך את
הסיכון.
• זכויות קניין או/ו קניין רוחני – האם הספק טוען לזכויות על
תהליכי העבודה או המוצרים או השירותים שייצר עבור הפרויקט,
• הבנת הצורך – האם הספק מבין את תכולת העבודה ועד כמה
• הבנתו מטיבה להתייחס לה.
• זכויות קניין או/ו קניין רוחני – האם הספק טוען לזכויות על תהליכי
העבודה או המוצרים או השירותים שייצר עבור הפרויקט.
משנבחר הספק נדרש לערוך איתו חוזה. חוזה עם מחיר קבוע – Fix Price קובעים מחיר כולל קבוע, עבור מוצר או שירות או תוצאה מוגדרים שיש לספקם, להסכם יכולים בהחלט להיות תמריצים כספיים, ספקים תחת חוזה “במחיר קבוע” חייבים על פי חוק להשלים אותו ועלול להיגרם להם נזק כספי אם לא יעמדו בכך.
• חוזה עם החזר עלויות (הוצאות) –
Cost Reimbursable חוזה כזה כולל תשלומים עבור כל העלויות המוצדקות, בגין העבודה או המוצר בתוספת רווח מוסכם, גם כאן ניתן לתת תמריצים כספיים.
בוצע דוגמה דרישות לאחראי רכש

עריכת הסיכום

iw עִבְרִית
X