ניהול פרויקטים

סיכום שיעור 16

inessa

inessa

פרטי הסיכום

קורס: ניהול פרויקטים

מספר השיעור: 16

סיכום השיעור

כאשר מדברים על מבנה ארגוני, לרוב רואים מול העיניים תרשים של משבצות וקוביות ובהם פרוט של פונקציות, תפקידים שמות ועוד. התרשים הוא רק התמונה, המבנה הארגוני אמור לתמוך במבנה העסקי של הארגון, ולספק לו את היכולת להשיג את מטרותיו. ניתן לדמות את המבנה הארגוני לשלדה של רכב, הנושאת עליה מנוע, מערכת הינע ומטען, ומאפשרת לנהג להוביל את הרכב בנוחות ובמהירות, בתנאי הדרך המשתנים.בדומה לרכב שהוא מערכת מכאנית, כך גם במערכת ארגונית עסקית, חייבים להתקיים כל תתי המערכות הנדרשות לספק למערכת המרכזית, את התשתית החיונית להפקת התוצרים המצופים ממנה. בכדי להשיג תוצאות אופטימליות חייב להיות איזון בין תתי המערכות .

המבנה העסקי – נגזר מהמוצרים והתחום שבו פועל העסק, מעוצמת התחרות הענפית ומהגורמים הפועלים בו, ומהאסטרטגיות שהארגון רוצה ליישם. בין היתר הוא כולל את: תמהיל המוצרים, היקף הפעילות, פריסה גאוגרפית, מבנה ההון, המלאי, ציוד, מבנים.

המבנה הארגוני – אמור לספק לארגון מכל סוג שהו, את הבסיס והיכולת הניהולית, להשיג את המטרות אשר לשמם הוא קיים. בארגון עסקי תהליכים ארגוניים נועדו לתמוך באופן יעיל בתהליכים עסקיים, ולאפשר להם להתבצע באופן המיטבי. תהליכים ארגוניים ממומנים על ידי תהליכים עסקיים, ושזורים בכל חלקי הארגון בדומה לכלי הדם בגוף האדם.

בניגוד לתהליכים העסקיים שמטרתם לייצר לקוחות ודרכם הכנסות. התהליכים הארגוניים אינם יוצרים הכנסות באופן ישיר, אך מספקים לתהליכים העסקיים גמישות ותשתית למיצוי מרבי של הפוטנציאל העסקי של הארגון. לתהליכים הארגוניים השפעה מכרעת על היעילות הארגונית .

להלן מספר דוגמאות של מבנים ארגוניים המותאמים לאופי הפעילות ולמבנה העסקי:

  1. חלוקה על פי בסיס פונקציונלי – כל יחידה מופקדת על תחום פעילות מסוים.
  2. חלוקה על פי בסיס תהליך – כל יחידה מופקדת על שלב מסוים בתהליך.
  3. חלוקה על פי בסיס מוצר – כל יחידה מופקדת על ייצור סוג מסוים של מוצרים .
  4. חלוקה על פי בסיס גיאוגרפי – כל יחידה מופקדת על אזור גיאוגרפי שונה.
  5. חלוקה על פי בסיס לקוחות – כל יחידה מופקדת על סוג לקוחות מסוים.

מבנה תמהיל הידע וההתמחות – מגדיר את סוג היקף ועומק הידע הנדרש בארגון, מקום הימצאותו והנגישות אליו בהתייחס למבנה הארגוני.

מבנה התמהיל האנושי – מגדיר את מספר העובדים, השכלתם מקצועם וניסיונם בהתייחס למבנה תמהיל הידע וההתמחות הנדרשים.

בארגון עסקי גדול המבנה הארגוני הוא פורמלי והיררכי הנגזר מהמבנה העסקי, המגדיר את המבנה הפונקציונלי ואת תמהילי הידע והכישורים הנדרשים, ולבסוף את האיוש הפרסונלי.

בארגון עסקי קטן אין לרוב מבנה ארגוני פונקציונלי היררכי מוגדר. הניהול מתחיל מהאיוש הפרסונלי, והצמדת תחומי אחריות לגורמי הניהול. לא תמיד יש קשר בין הכישורים והיכולת של ממלא התפקיד, לדרישת התפקיד (בעסקים משפחתיים זו תופעה שכיחה)עת בניית המבנה הארגוני יש להתייחס למספר נקודות קריטיות הכרחיות להצלחת התפקוד הארגוני:

  • הגדרת התפקיד ומטרתו.
  • תחומי הפעילות.
  • מיקום היררכי (כפיפות ישירה וניהול).
  • גבולות אחריות (קבלת אחריות העברת אחריות).
  • סמכויות נדרשות לבצוע שוטף.
  • הגורמים שעובדים מולם (פנימיים וחיצוניים).
  • ידע נדרש למילוי ראוי של התפקיד.
  • הערכת פערי ידע בין נדרש, לבין הגורמים הקיימים בתפקיד
  • תפוקות נדרשות לעמידה בתפקיד.
  • מדדי בקרה למדידת מידת ההצלחה במילוי התפקיד.

כל מבנה ארגוני מחייב גם קיום תהליכים ארגוניים שצריכים לכלול :

  • זרימת מידע (איזה, מאיפה, ממי, למי)
  • כלי מידע מרכזיים , וכלי עזר (“אופיס”)
  •  דיווח (מה, מתי, למי, ואיך).
  •  מדדי בצוע (יעדים להשגה, פרמטרים להערכה)
  • בקרה (מי, איך, מתי)
  • תכניות עבודה.
  • משאבי אנוש וידע

עקרונות מבנה ארגוני תקין כל פעילות ארגונית אמורה להפיק תוצר חיובי האמור לסייע לפעילות אחרת בארגון או לתרום ישירות למטרה הסופית של הארגון. פעילות שאיננה מפיקה תוצר חיובי איננה יעילה או איננה נדרשת. לעיתים הפעילות מפיקה תוצרים שלילים ישירים הפוגעים בהשגת המטרה, או פוגעים בבצוע מוצלח של פעילויות אחרות. פעילויות מהסוג שצוינו יש לבחון ולפעול בהתאם קרי לשפר, להחליף או לבטל. בקרה יעילה אמורה לזהות כשלים בתהליכים ולהבליט תוצרים חיובים או שלילים.

חפיפת ייתר – מספר גורמים פועלים באותה גזרה ללא הגדרת אחריות על, הדבר גורם לבלבול, בזבוז משאבים, חוסר נשיאה באחריות לכישלון, ולמניעת קרדיט על הצלחה. “אבות מרובים”.

כסוי חסר – פעילויות שלא מבוצעות, או לא מבוקרות מאחר והן נופלות בין תחומי אחריות שונים , “העדר אבא”. יש להתייחס למידת העומס בכל פונקציה, לא ליצור פונקציות עם עומס יתר על הגורם האחראי , באותה מידה לא ליצור פונקציות עם עומס חלקי. במקרה הראשון עלולים חלק מהמטלות לא להתבצע, ובמקרה השני העלות תהיה יחסית גבוהה ביחס לתועלת. אי זיהוי מידת החשיבות האמתית של הפעילות ומידת השפעתה על הפעילות העסקית, גורמת למתן משקל שגוי לגורם הניהולי האחראי עליה. הדבר מתייחס לחשיבות יתר או חשיבות חסר. חיזוק או החלשה של הגורם האחראי על הפעילויות מחליש את התוצר ואת ההתייחסות לתוצר המופק מתחום אחריותו.

סוגי ארגונים

הארגונים מתחלקים לשלושה סוגים עיקריים:

ארגונים עסקיים

ארגוני מנהל ציבורי

ארגוני מלכ”ר התנדבותיים

ארגונים עסקיים ארגון עסקי – הוא ארגון שפועל למטרת רווח כספי. מרבית פעולותיו מאורגנות לשם כך. מנהל עסקי – מכלול הפעילויות המבוצעות באופן מאורגן לשם השגת רווחים.

סיווג ארגונים עסקיים: את הארגונים העסקיים מסווגים על פי שני משתנים: · על פי אופי העיסוק. אנו מבחינים בין שני סוגים: ארגונים עסקיים יצרניים. ארגונים עסקיים נותני שירות. קיימים ארגונים שמשלבים בין שתי הפעילויות. לדוגמה, יצרן תנורים שגם נותן שירות

על פי אופי הבעלות. 1 .בעלות אישית בעלות של אדם בודד: יצרן בגדים, עורך דין. 2 .שותפות לארגון מספר בעלים. חלקו היחסי של כל שותף נקבע על פי הסכמים. רווחי הארגון גם כן מחולקים לפי הסכמים. כל ההסכמים כתובים ונחתמו בעת הקמת הארגון או בישיבות רשמיות. 3 .חברה בע”מ )בערבון מוגבל( צורת התארגנות שבה לארגון שי שני בעלים לפחות. בשונה משותפות רגילה, לבעלים בחברה בע”מ יש ערבות מוגבלת לחובות החברה. אם חברה בע”מ נקלעת לקשיים כספיים ואינה מסגלת לשלם את חובותיה )חדלת פרעון( ממנים לה כונס נכסים שמוכר את נכסיה, משלם לנושים )בעלי החוב( חלק מכספיהם והחברה נסגרת. גם אם הנושים לא קיבלו את כל כספם בעלי החברה אינם מחוייבים לשלם להם, משום שהערבון שלהם לחובות החברה מוגבל.

אגודה שיתופית ארגון עסקי בו המנהלים גם עובדים. אגודות שיתופיות היו מקובלות בארץ ישראל החל משנות ה-20 .כיום מספרן פחת מאוד וחדשות כמעט ואינן קמות.

ארגונים עיסקיים ציבוריים. · ארגון שבעליו הוא הממשלה או רשויות. – חברה ממשלתית – חברה שהבעלות עליה נמצאת בידי הממשלה באופן בלעדי, או שהממשלה היא השותף העיקרי בו. הממשלה מעוניינת להיות בעלים של ארגונים/ חברות שחיוניות להמשך חיים תקין במדינה: חברת חשמל, אפקת מים, תעשיה צבאית. הפרטה- לעתים לממשלה יש עניין למכור חברה ממשלתית לציבור. והעביר אותה לידיים פרטיות. תהליך זה נעשה על ידי מכירת מניות החברה הממשלתית בבורסה. · חברה ציבורית, ארגון שמניותיו נמכרות בבורסה )רק חברה בע”מ(. – חברה שמניותיה נסחרות בבורסה ולציבור הרחב יש אפשרות לרכוש אותן. )בנק פועלים, חברת תרופות טבע, חברת ביטוח מגדל, חברת מחשבים ביג וכו’. הבעלות על חברה ציבורית יכולה להיות ב %100 בידי משקיעים פרטיים או בחלקה בבעלות ממשלתית ובחלקה משקיעים פרטיים.

מאפייני הארגונים העיסקיים. 1 .גורם הרווח – בארגונים עסקיים פרטיים וציבוריים הרווח הוא מטרה ראשונית. בניגוד לארגונים ממשלתיים בהם הרווח הוא פחות חשוב. 2 .הצלחת ארגונים עסקיים נמדדת בשני אופנים: א. אפקטיביות – מידת ההצלחה של הארגון בהשגת מטרותיו. ב. יעילות – יחס גבוה בין תפוקות לתשומות. ככל שהתפוקה גדולה יותר ביחס לתשומות, כך גדלה היעילות. הקריטוריון היחיד למדידת הצלחה של עסקים ציבוריים ופרטיים הוא הרווח. חברות ממשלתיות אינן נמדדות ע”פ הרווח, אלא ע”פ הצלחה בהשגת המטרות שלשמן הן הוקמומטרות הארגון והדרך להשגתן )מדיניות הארגון( נקבעות על ידי הבעלים. 4 .השימוש בפרסומת בארגונים עסקיים. כל סוגי הארגונים, ציבוריים, פרטיים וממשלתיים עושים שימוש בפרסום כדי לקדם את מטרות הארגון. 5 .גורם התחרות, מרבית החברות העסקיות במשק ייצור ושירותים נמצאות בשוק תחרותי ונאבקות ביניהן על לקוחות. 6 .מבנה ארגוני גמיש, המבנה הארגוני בארגונים במגזר העסקי הפרטי הוא גמיש יותר מאשר במגזר הציבורי. זאת משום שעליהם להגיב במהירות לגורמים המשתנים בסביבה בה הם פועלים.

ארגוני המנהל הציבורי ארגוני המנהל הציבורי אינם פועלים למטרת רווח. הם עוסקים במתן שירותי ממשל ורווחה לכלל התושבים במדינה. ארגוני המנהל הציבורי כוללים את משרד הממשלה והרשויות המקומיות, המהווים יחד את הזרוע המבצעת של המדינה. כל ארגון במנהל הציבורי מופקד על תחום ייחודי לו: משרד הבריאות דואג לענייני הבריאות בכל המדינה, עיריית לוד מספקת שירותים עירוניים לתושבי העיר. תפקיד הארגונים הציבוריים הוא להוציא לפועל את מדיניות הממשלה והרשויות השונות. שלא כמו ארגונים אחרים, בארגונים במנהל הציבורי יש מעורבות פוליטית גבוהה, החל מקביעת המדיניות וכלה בבחירת מנהלים.

מאפייני הארגונים במנהל הציבורי. 1 .המטרות והמדיניות מוכתבים ע”י הדרג הפוליטי. להנהלת הארגון יש אמנם חופש ניהולי וקביעת מדיניות, אלא שהוא נתון לביקורת הממשלה שיכולה לדרוש ולבצע שינויים על פי דעתה. 2 .מונופול )בלעדיות( כמעט מוחלט בתחומי פעולתם. ברוב המקרים אין שירותי ממשל פרטיים. הם ניתנים אך ורק ע”י הממשלה. שירותי כליאה, שיטור, מסמכים מזהים. 3 .שפיטה ע”פ אפקטיביות. ארגוני ממשל נבחנים ע”פ האפקטיביות והתוצאות של פעולותיהם ולא ע”פ הרווח. ברוב המקרים אין כלל רווח. הבדיקה היא אם התוצאות משביעות רצון וכמה עלו פעולות הארגון לממשלה. 4 .חשיפה ופגיעות. ארגונים ממשלתיים חשופים לביקורת ציבורית הרבה יותר מאשר ארגונים עסקיים לצורותיהם השונות. הארגונים במנהל הציבורי ממומנים על ידיה הציבור, שרוצה תוצאות טובות. הארגונים הממשלתיים חייבים לתת לציבור דין וחשבון על מעשיהם, הוצאותיהם ותוצאותיהם. דבר שגוף עסקי פרטי אינו מחויב בו. 5 .פעילות הנעשית בדיוק ע”פ חוק. עקב החשיפה שלהם חייבים ארגוני ממשל לפעול אך ורק על פי החוק, שמורה להם ומתיר להם לעשות רק מה שנקבע. ההבדל בין ארגון ממשלתי לארגון עסקי פרטי הוא כזה: לארגון פרטי מותר לעשות את כל שברצונו בתנאי אינו פוגע בחוק. ארגון ממשלתי יכול לעשות רק מה שהחוק מתיר לו במפורש. 6 .הדרכה והסברה. ארגונים ממשלתיים מפרסמים לציבור על פעולותיהם, זכויות האזרחים, כיצד לנהוג באירועים שונים )מלחמה, בחירות(. כל אלה כדי להקל על הציבור. 7 .שמרנות ופתיחות לשינויים. כיוון שהארגונים הציבוריים משרתים את הקהל, של שינוי בדרכי הפעולה ובמדיניות חייבות לקבל הסכמה רחבה, שינוי חקיקה, הסברה תואמת ועוד. לכן הנטייה של ארגונים אלו היא לשמרנות וצמצום השינויים.

ארגוני המנהל הציבורי נותנים לציבור שני סוגי שירות: א. שירותי ממשל – בית הנבחרים קובע את החוקים וארגוני הממשל הם זרוע הביצוע. המטרה והצבא אחראים על הביטחון, משרד הפנים אחראי על העיריות ועוד. ב. שירותי רווחה – מכלול השירותים המקלים על חיי התושבים: חינוך, בריאות ועוד.

ארגוני המנהל ההתנדבותי מנהל התנדבותי – מכלול הפעילות המאורגנת המבוצעת במטרה לקדם אינטרסים קבוצתיים ושלא על מנת להפיק מכך רווח כספי. מלכ”ר )מוסד ללא כוונת רווח( – ארגון התנדבותי הפועל לקידום אינטרסים או לספק שירותים לחבריו או לקבוצות מוגדרות באוכלוסייה.

סוגי מלכ”רים 1 .מלכ”ר הפועל כארגון עסקי. בנוי ככל ארגון עסקי, אך את הרווחים משקיע בעצמו, הרחבת השירותים ושיפורם. לדוגמה, המכללה למנהל, קופות החולים. 2 .מלכ”ר התנדבותי טהור. ארגונים המוקמים במטרה לסייע לקבוצות אוכלוסיה ספציפיות )הועד למען החייל(.

מאפייני המלכ”רים. מלכ”ר הפועל כארגון עסקי – מאפייניו זהים לכל ארגון עסקי אחר. מלכ”ר טהור 1 .מטרות הארגון נקבעות ע”י המוסדות הנבחרים שלו, בהתאם לתקנון. )מפלגות( 2 .לא נשמרים עקרונות הארגון הפורמלי, חלוקת העבודה בין החברים נעשית לפי היכולת. הציות להוראות החברים נעשה בהתנדבות. 3 .אמצעי שליטה מוגבלים. הסנקציות כנגד חבר סרבן הן מוגבלות, משום שהארגון הוא וולנטרי )התנדבותי(. אפשר להפסיק חברות בועדות או מוסדות הארגון ועד השעייה מן הארגון. 4 .התקשורת לא עוברת תמיד דרך כל דרגי שרשרת הפיקוד. יחסי החברות יוצרים מצ”ב בו חבר זוטר פונה לחבר בכיר מבלי שיעבור דרך דרג הביניים.

 

עריכת הסיכום

iw עִבְרִית
X