ניהול פרויקטים

סיכום שיעור 1

hadasdiamant

hadasdiamant

פרטי הסיכום

קורס: ניהול פרויקטים

מספר השיעור: 1

סיכום השיעור

ניהול פרויקטים – קורס מס’ 135265 – שעור מס’ 1 – אלי כהן                           30/4/21
מהו פרויקט? מאמץ חד פעמי שמוגדר בזמן , שיש לו התחלה ויש לו סוף.
הפרויקט של עידן רייכל לא תחום בזמן , מבחינת ההגדרה לא נחשב כפרויקט כך גם הפרויקט של רביבו. מהו הפרויקט הראשון בתבל ? בריאת העולם , הפרויקט הראשון שכשל : מגדל בבל בגלל חוסר תקשורת בין האנשים.
פרויקט – משימה חד פעמית בעלת התחלה, וסוף. רלוונטי לפיתוח אתר, או שירות.
כדי להביא את הפרויקט בהצלחה אל קו הסיום תוך כדי עמידה ביעדי הלו”ז ותקציב, חשוב להיעזר במתודולוגית ניהול פרויקטים
. לדוגמא: בנית אתר, תהליך שיכול להימשך ללא סיבה מוצדקת תקופה ארוכה(חריגה מלוז , תקציב, ומשאבים שהוגדרו במקור), ישנם הרבה גורמים שיש לקחת בחשבון , ובעיקר לבנות תוכנית עבודה ברורה ומדויקת.
דוגמאות לפרויקטים: נדל”ן – בית, שיפוץ קומה, ייצור מזון – פיתוח פרויקט חדש למאכל, פיתוח תוכנה, רפואה – מחקר רפואי, חשמל – הקמת מערכת חשמל בבי”ח, חקלאות וכו’.
ממחקרים עולה שפרויקטים רבים מסופקים באיחור.
מאפייני פרויקט מורכב: 1. חוצה יחידות עסקיות בארגון.. חוצה מדינות, שפות , תרבויות , ישות ממשלתיות. 3. מוביל לשינוי מבנה ותהליכי עבודה. 4. מחייב מעורבות משמעותית מגורמים עסקיים לארגון. 5. תקציב משמעותי בענף ה-IT. 6. הגודל קובע, מרכיב הזמן, מורכבות טכנולוגית. 7. מדדי הצלחה לא ברורים. 8. עליות לאוויר מדורגות ומחייבות . המטרה של הפרויקט מסוג היא לתמוך בטרנספורמציה עסקית ארגונית והתאמת המערכות לשינוי המבוקש בפרויקט הטרנספורמציה (transformation projects).
גורמים למעבר לפרויקטים מורכבים:
1. אסטרטגיה עסקית חדשה בעקבות שינויים בשוק. מעבר לטלפון חכם ב2008 – בגלל שינויים טכנולוגים בעולם. לפני שנים נתנו במדינה עדיפות לפרויקט בהקמת מחלף בגלל גודש בכבישים.   2.מיזוגים ורכישות – “הקמת ארגון אחד ואחיד”. 3. גמישות עסקית – מודל עסקי משתנה – גמישות מערכות. 4. השגת יתרון עסקי ותפעולי – מתחיל מדרישה פשוטה לדוח מורכב. 5. בשורה לשוק ולעובדים – ניידות, מידע בזמן אמת, קיצור תהליכי מכירה. 6. מידע אמין ואחיד – קטלוג מוצרים אחיד , רכש אחיד כמו קטלוג לספריה. 7. התאמת מערכות המידע לעולם הדיגיטלי(כמו בזמן הקורונה התאמה מערכות בכדי שניתן יהיה לעבוד מהבית ).  8. השקעה עצומה בתחזוקת מערכות ישנות. 9. תלות בספקים. 10. END OF SUPPORT – כמו: שדרוג מערכות ישנות בארגון,  11. ידע טכנולוגי הולך ונעלם. 12. חוסר תיעוד – טלאי על טלאי.

תרגיל: פרויקט החיסונים מורכב מאד , שלושה מאפיינים: חוצה יחידות בארגון, מחייב מעורבות משמעותית מגורמים שונים בארגון ומחוץ לו. תקציב משמעותי, מרכיב הזמן, מדדי הצלחה פה ברורים, עליה לאוויר מדורגת. גורמים למעבר לפרויקט: בשורה לשוק . התאמת מערכות המידע לעולם הדיגיטלי, תלות בספקים. אסטרטגיה חדשה בשוק. אתגרים:
ROI – משמעותו מהו ההחזר השקעה ?  אם לא החזרת את ההשקעה שלך תוך 3 שנים ההשקעה לא כדאית .
אתגרים בניהול פרויקטים:1. הפרויקט חוצה יחידות עסקיות בארגון. 2. מחויבות הנהלה – לעיתים ההנהלה יוצרת את הפרויקט ובהמשך ההנהלה נעלמת מלווי הפרויקט בשלביו השונים – יש בעיה עם יישום וניהול הפרויקט, היות ואין מי שייתן מענה שיכול לעצור את הפרויקט, ולכן יש מחויבות של ההנהלה.  3. ניהול של האינטרסים השונים כשכ”א מושך לכיוונו, תוך מיפוי של כל בעל תפקיד ומענה על צרכיו שמחייב  את כל השחקנים. מאתגר את ההנהלה. 4. בונים מנגנון לצוותי משימה – אתגר מאד גדול לבנות מנגנונים שיחברו בין כל בעלי התפקידים בפרויקט, ותוך כדי העבודה לומדים ומפיקים לקחים  5. ציוות של מובילי החברה המיישמת מול כל בעל תפקיד בארגון בהתאם למיפוי שבוצע- שבעזרתם משפרים ומתקנים.  6. מייצרים “הצלחות קטנות” ליחידות השונות לאורך הפרויקט – בכדי לאתגר את הצוותים שעובדים, חשוב לתת משובים לאורך כל הדרך בכדי להעלות את המוטיבציה לאורך כל הפרויקט, יש לבצע במסורה ובדרכים חכמות ונכונות. 7. הפרויקט מוביל לשינוי מבנה החברה ותהליכי החברה – בעקבות השינוי יש מנהלי צוותים חדשים ובעלי תפקידים חדשים, מדובר באתגר מורכב ולא פשוט, בעלי תפקידים חדשים יכולים ליצור תסיסה והתנגדות , ולגרום לשינוי במבנה החברה. בנוסף לכך עם הקמת פרויקט חדש יש שינוי בתהליכי עבודה , בכדי לצלוח את האתגר יש צורך בשיתוף פעולה מלא. 8. מחויבות של המנכל או גורם מטעמו להצלחת הפרויקט. 9. התאמת המערכת ללקוחות העסקיים. כדוגמת המצב שנוצר במהלך הקורונה, בעלי עסקים שלא השכילו להתאים את העסק שלהם למצב בארץ קרסו ונסגרו , ומי שהשכיל לבצע את השינוי הצליח להמשיך לעבוד ואף להשתכר כנדרש. 10 להבהיר את המטרות שיהיו מאד ברורות, כשמעבירים הוראות לבצוע שאינן ברורות יכול לגרום לתקלות רבות ומיותרות בעיקר בפרויקטים מאד מורכבים. 11. הצבת מובילי הארגון בתפקידים חדשים – לא כ”א מוכן לעשות זאת בחברה, לעומת זאת זה פותח אפיק להתקדמות לתפקידים חדשים. 12. מסרים, תקשורת – תקשורת מיטבית בכדי לעזור בהצלחת פרויקט. , כרזות, מיתוג – אנשים שמתמחים בכך בכדי להשיג את המיתוג האידיאלי בצורה הכי טובה וחיובית שאפשר. העברת מסרים במהלך הפרויקט ברמה המיטבית. צריך לדעת באילו אמצעי תקשורת נוקטים. 13. דרכי השגת מעורבות משמעותית של הגורמים העסקיים – מגוון של גורמים עסקיים וחשוב שכולם יהיו מעורבים בזה. 14. בחירת BUSINESS PROCESS OWNERS בכל יחידה שמהווה חלק בפרויקט שולחת את הגורם הדומיננטי ובעלי הידע בכדי שיתרמו את המרב לפרויקט ושהפרויקט יצליח. 15. הצגת המערכת העתידית בפני הגורמים העסקיים מהיום הראשון – אפיון המערכת לפני הגורמים העסקיים, כל פרויקט בעזרת מערכות ייעודיות ניתן להציג בפני הלקוח באופן ברור. לכן בכל פרויקט חשוב מאד להציג בפני הגורמים הרלוונטיים איך הפרויקט יראה, בצורה מסודרת ומפורטת.  16. אישור הגורמים העסקיים של מפרטי האפיון – לאחר קריאה מודרכת של מסמכי האפיון שהוזכרו בסעיף הקודם. בנוסף להכין תסריטי קבלה עם סיום האפיון, יוצרים תרחישים בכדי לבדוק אם הנתונים עוזרים למערכת ונקלטו היטב בכדי שהפרויקט יעבוד כשורה, קיים הרבה במערכות מידע, אבל גם בתחומים אחרים. שלב לא פשוט היות שמאחורי זה עומדים צוותים שקשורים בתהליכים,17. בענף IT  – דרישה להובלת מבדקי הקבלה ע”י המובילים העסקיים. יכולות להיווצר בין גורמים שונים בארגון שמושכים לכוונם , מי שמכין מבדקי קבלה יכול לבצע התאמות ושינויים במבנה הסופי של המערכות. 18. הקפדה על ניהול נכון שלא חורג מהגבולות , לא מעבר ל20% נחשב כתקין. 19. השתתפות קבועה בוועדות השוטפות – הכתבה של ההנהלה. 20. יצירת לחץ על תיעדוף הפונקציות הנדרשות, כל אחד מושך לכיוון שלו , לפי הפונקציות החשובות עבורו.
חמישה שלבים בפרויקט:
1. יזום – סיבות בגינן הפרויקט יוצא / לא יוצא לדרך. יש מספר רב של בעלי עניין שמושך לכוון שלו. לכל בעל עניין אינטרס משלו, ועל ההנהלה ליצור מארג שכולם יפעלו יחד וכולם יגיעו יחד לקו הסיום . מדידת הצלחה של פרויקט: איכות הפרויקט – מרכיב מאד חשוב. משולש הזהב – מורכב מלו”ז , תקציב והמוצר הצלחה של פרויקט שיסתיים בזמן, בתקציב ובמפרט גם אם יש חריגה קלה עד 20%. עדיין נחשב כהצלחה.
2. תכנון
3. בצוע
4. בקרה
5. סיום .

עריכת הסיכום

iw עִבְרִית
X